ПРАВИТЕЛЬСТВО УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 19 марта 2007 года N 85

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(с изменениями на 28 июня 2023 года)

____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными на основании
     Постановления Правительства Ульяновской области от 10.04.2007 N 118
     Постановления Правительства Ульяновской области от 11.12.2008 N 507-П
     Постановления Правительства Ульяновской области от 15.04.2009 N 162-П
     Постановления Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 N 440-П
     Постановления Правительства Ульяновской области от 15.02.2018 N 84-П
     Постановления Правительства Ульяновской области от 10.11.2021 N 572-П
     Постановления Правительства Ульяновской области от 28.06.2023 N 327-П
____________________________________________________________________

В целях организации централизованного государственного учета уникальных документов Ульяновской области, повышения уровня безопасности условий сохранности, контроля их состояния, информирования пользователей Правительство Ульяновской области постановляет:

1. Утвердить Регламент реестра уникальных документов Ульяновской области (прилагается).

2. Министерству искусства и культурной политики Ульяновской области организовать работу по выявлению и описанию уникальных документов в архивах, музеях и библиотеках Ульяновской области, у держателей личных фондов и коллекций.

3. Министерству искусства и культурной политики Ульяновской области обеспечить проведение работы по формированию реестра уникальных документов Ульяновской области, а также ведение базы данных "Реестр уникальных документов Ульяновской области".

4. Утратил силу. - Постановление Правительства Ульяновской области от 24.09.2014 N 440-П.

Губернатор - Председатель
Правительства
Ульяновской области
С.И.МОРОЗОВ

Утвержден
постановлением
Правительства
Ульяновской области
от 19 марта 2007 года N 85

РЕГЛАМЕНТ РЕЕСТРА УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

Утратил силу. - Постановление Правительства Ульяновской области от 10.11.2021 N 572-П.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Федеральной архивной службы России от 09.10.2001 N 75 "Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и организации работы по его созданию" и приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", а также Законом Ульяновской области от 02.12.2013 N 231-ЗО "О правовом регулировании отдельных вопросов в сфере организации архивного дела на территории Ульяновской области" устанавливает порядок формирования и использования реестра уникальных документов Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов).

1.2. Включению в реестр уникальных документов подлежат документы, отнесенные к уникальным документам регионального значения, независимо от формы их собственности и места хранения.

1.3. Уникальными являются особо ценные документы, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) по внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

1.4. Отнесение архивных документов к уникальным производится в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" на основании экспертизы их ценности в порядке, установленном в настоящем Регламенте.

2. Выявление уникальных документов

2.1. Выявление уникальных документов организуется Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области (далее - Министерство). Непосредственную работу по выявлению и описанию уникальных документов ведут архивы, музеи, библиотеки и иные организации, в пользовании которых находятся архивные документы, а также владельцы частных коллекций по собственному желанию.     

2.2. Выявление уникальных документов производится в соответствии с методическими рекомендациями по определению уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов Ульяновской области (приложение N 1 к настоящему Регламенту).

3. Описание уникальных документов

Описание уникальных документов производится в соответствии с правилами описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов Ульяновской области (приложение N 2 к настоящему Регламенту) в листе уникального документа (приложение N 3 к настоящему Регламенту).

4. Представление предложений о включении документов
в реестр уникальных документов

4.1. Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представляются в Министерство, области в двух экземплярах (на бумажном носителе и в электронной форме) в соответствии с требованиями правил описания уникальных документов для включения в реестр уникальных документов Ульяновской области с соответствующим сопроводительным письмом и рекомендациями научных работников и научных советов, методических комиссий, музеев, библиотек, архивов.

4.2. Предложения о включении документов в реестр уникальных документов представлять ежегодно по мере выявления к 1 сентября.

5. Порядок формирования реестра уникальных
документов

5.1. Решение о включении документов в реестр уникальных документов принимает экспертно-проверочная комиссия Министерства.

5.2. Документу присваивается регистрационный номер на основании решения, указанного в пункте 5.1 настоящего Регламента, который проставляется на двух экземплярах заполненной формы листа уникального документа, который включает информацию о документе в базу данных "Реестр уникальных документов Ульяновской области". Оформляется свидетельство о регистрации документа(ов) в реестре уникальных документов Ульяновской области (далее - Свидетельство) (приложение N 4 к настоящему Регламенту).

5.3. Свидетельство вместе со вторым экземпляром листа уникального документа передается организации, в пользовании которой находится уникальный документ.

5.4. Первые экземпляры заполненных форм листов уникальных документов формируются в дела в валовой последовательности их номеров по реестру и хранятся постоянно в Министерстве.

6. Порядок внесения изменений в реестр уникальных
документов

В реестр уникальных документов могут вноситься дополнительные сведения, полученные в результате научного изучения уникального документа, а также информация о других изменениях (смена собственника, проведение реставрации, экспонирования и т.п.). Изменения вносятся на основании актов, которые представляются в Министерство, собственниками или организациями, в оперативном управлении или в пользовании которых находятся уникальные документы.

7. Порядок пользования информацией реестра уникальных
документов

7.1. Информация об уникальных документах Ульяновской области является общедоступной, за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной собственности, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.

7.2. Запросы собственников уникальных документов, зарегистрированных в реестре уникальных документов, осуществляются бесплатно.

Приложение N 1
к Регламенту

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОПРЕДЕЛЕНИЮ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ
ВКЛЮЧЕНИЮ В РЕЕСТР УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

I. Общие положения

1.1. Настоящие рекомендации определяют методику выявления наиболее ценных документов уникального характера для организации их регистрации и учета в реестре уникальных документов

Ульяновской области (далее - реестр уникальных документов). Рекомендации предназначены для использования архивами, музеями, библиотеками и иными организациями, в пользовании которых находятся уникальные архивные документы.

1.2. Выявление уникальных документов рекомендуется осуществлять в хронологической последовательности, начиная с документов ранних лет.

Объектом, включаемым в реестр уникальных документов, является отдельная коллекция, фонд, документ.

Включению в реестр подлежат подлинные документы, отражающие события и явления, оказавшие определяющее воздействие на развитие Ульяновской области, жизнь и деятельность выдающихся личностей губернии, области, или документы, в силу своей древности, обладающие бесспорным историко-культурным значением.

Выявление уникальных документов производится с учетом изложенных ниже критериев, применение которых не должно быть формальным, предполагая необходимость коллективных решений специалистов и экспертов.

1.4. Выявление уникальных документов производят наиболее квалифицированные сотрудники архивов, музеев, библиотек и иных организаций.

II. Основные критерии определения уникальных
документов

2.1. Древность документа.

По этому критерию включению в реестр уникальных документов подлежат все документы, созданные до XVIII века. В качестве древних могут рассматриваться с привлечением дополнительных аргументов документы 1-ой половины XVIII века, в особенности списки более древних грамот, договоров, картографических документов, так как в Симбирске многие древние документы были уничтожены пожаром 1864 года.

2.2. Подлинность документа.

Этот критерий является обязательным для всех документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов, за исключением древних, оговоренных в пункте 2.1.

2.3. Бесспорность культурно-исторической значимости документа.

В основном применяется к широко известным документам, которые имеют бесспорную культурно-историческую значимость.

2.4. Публичность документа.

Для включения в реестр уникальных документов документ должен быть открытым, то есть в соответствии с этим критерием в реестр уникальных документов не могут быть включены документы, содержащие государственную тайну, или которые по каким-либо существенным обстоятельствам не могут быть опубликованы или выданы для исследования (например, документы личного происхождения, доступ к которым ограничен по воле их бывших владельцев).

2.5. Отношение документа к историческому событию.

При применении этого критерия в расчет принимается не только важность отраженного в документе события, явления, процесса, но и сама принадлежность документа к важному историческому событию.

В соответствии с данным критерием включению в реестр уникальных документов могут подлежать основополагающие законодательные акты Ульяновской области и другие документы, в которых фиксировались социально-исторические решения, отражались какие-либо реформы, преобразования, революционные события, участие населения губернии (области) в военных событиях и тому подобное. В эту же группу могут войти документы, в которых зафиксированы крупные открытия в области науки и техники, документы, отражающие редкие природные явления, представляющие собой большую художественно-эстетическую ценность (например, видеозапись спектакля с участием известных артистов).

2.6. Отношение документа к исторической личности.

По этому критерию для включения в реестр уникальных документов выявляются документы, относящиеся к личностям, по отношению к которым общеупотребителен эпитет "выдающийся".

По своему характеру, это, прежде всего, должны быть автографы и другие подлинные документы, личные документы. В эту группу могут входить документы, имеющие к известной личности не прямое, а косвенное отношение (письма, воспоминания и так далее). Также могут включаться письма выдающихся людей государства жителям нашего региона (при условии их подлинности, наличия автографа). Не следует применять при использовании этого критерия этическую оценку личностей.

2.7. Юридическое значение документа.

В основном рассматривается в совокупности с другими критериями.

2.8. Художественные и оформительские особенности документа.

Специфические (художественные, оформительские и другие внешние особенности документа) также влияют на ценность документа. По этому критерию следует учитывать также наличие уникальных печатей на различных грамотах, договорах.

Необходимо отметить, что при выявлении уникальных документов в основном применяется не один какой-либо критерий, а их совокупность. При решении вопроса о включении документа в реестр учитывается также его материальная ценность.

Приложение N 2
к Регламенту

ПРАВИЛА ОПИСАНИЯ УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ В РЕЕСТР УНИКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ УЛЬЯНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

Описание уникальных документов производится в листе учета и описания уникального документа (приложение N 3 к Регламенту), реквизиты которого соответствуют реквизитам базы данных "Реестр уникальных документов Ульяновской области".

Лист учета и описания уникального документа состоит из 4 разделов:

раздел "Описание документа";

раздел "Физическое состояние документа";

раздел "Место хранения документа";

раздел "Служебная информация".

Реквизит "Регистрационный номер" в листе учета и описания уникального документа заполняется Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области после принятия в установленном порядке решения о включении документа в реестр уникальных документов Ульяновской области.

Реквизит "Дата включения в реестр" - дата указывается арабскими цифрами следующим образом: 00.00.0000. (01.03.2000).

2. Заполнение раздела "Описание документа"

2.1. Реквизит "Название (заголовок) документа" - указывается название документа, под которым он учтен в описи дел, других учетных документах.

2.2. Реквизит "Самоназвание документа" - указывается закрепившееся в науке индивидуальное название документа (по имени писца, заказчика, владельца, исследователя, по месту создания, обнаружения, нахождения и др.).

2.3. Реквизит "Вид документа" - указывается вид документа (например, конституция, указ, грамота, договор, письмо и т.д.).