3.1. Подготовка и проведение совещаний у Президента Республики Татарстан осуществляется на основании поручений Президента Республики Татарстан.
3.2. Подготовка совещания начинается с согласования повестки совещания, списка участников и выступающих, порядка и места проведения, проекта итогового документа совещания (при необходимости).
Проекты указанных документов, а также информационные материалы к совещанию направляются с сопроводительным письмом от имени инициатора или ответственного за проведение совещания на имя Руководителя Аппарата не позднее чем за 5 дней до даты проведения совещания.
Руководитель Аппарата в зависимости от важности совещания и объема необходимых информационно-аналитических документов вправе определить иной срок представления материалов.
Документы представляются на бумажном носителе.
Одновременно копии указанных документов на электронном носителе или электронной почтой передаются в соответствующее структурное подразделение Аппарата, несущее ответственность за содержательную часть подготовки совещания, и в Государственно-правовое управление Президента Республики Татарстан (далее - Государственно-правовое управление), где они подлежат окончательному оформлению и вносятся Руководителем Аппарата на рассмотрение Президенту Республики Татарстан не позднее чем за 2 дня до даты проведения совещания, если иное не установлено Президентом Республики Татарстан.
3.3. При необходимости структурным подразделением Аппарата, отвечающим за подготовку совещания, могут быть запрошены дополнительные информационно-аналитические материалы непосредственно от государственных органов Республики Татарстан, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, предприятий и организаций, расположенных на территории Республики Татарстан.
3.4. Организационное обеспечение совещаний осуществляет Управление по работе с территориями, а также при необходимости - Управление государственного протокола Президента Республики Татарстан (далее - Управление государственного протокола).
3.5. Не менее чем за один день до даты проведения совещания списки приглашенных, списки технических работников, обеспечивающих мероприятие, списки автомашин для въезда на территорию Казанского Кремля (в случае если совещание проводится на территории Казанского Кремля) передаются соответствующим структурным подразделением Аппарата в специальную службу, обеспечивающую безопасность Президента Республики Татарстан.
(в ред. Указов Президента РТ от 12.07.2010 N УП-445, от 07.05.2013 N УП-385)
3.6. Оповещение участников о месте, времени и повестке совещания с направлением информационных материалов осуществляется не позднее чем за два дня до даты проведения совещания, в том числе с использованием Системы планирования и контроля мероприятий в Республике Татарстан.
(в ред. Указа Президента РТ от 25.06.2016 N УП-550)
Ответственными за оповещение участников совещания являются Управление по работе с территориями, а также структурные подразделения Аппарата - при проведении совещаний по вопросам, отнесенным к их компетенции.
3.7. Приглашенные на совещание обязаны явиться не позднее чем за 15 минут до начала совещания. Опоздавшие в помещение, в котором проводится совещание, не допускаются.