Реестр государственных служащих представляет собой систематизированные сведения о прохождении ими государственной службы. Ведение реестра осуществляется кадровой службой государственного органа на основе личных дел и карточек учета государственных служащих.
Реестры государственных служащих являются основой формирования обобщенного республиканского реестра Республики Татарстан, который ведется Департаментом по делам государственных служащих при Президенте Республики Татарстан и содержит сведения о всех государственных служащих, занимающих высшие и главные конституционные и административные государственные должности.
Личное дело государственного служащего содержит сведения в соответствии с перечнем, установленным Департаментом по делам государственных служащих при Президенте Республики Татарстан, ведется по единым правилам и является документом строгой отчетности. При перемещении государственного служащего личное дело передается по новому месту работы. Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается.
Сбор и включение в реестр и личное дело сведений о политической и религиозной принадлежности, личной жизни государственных служащих запрещается.