4.1. Представленные на обсуждение коллегии материалы должны включать в себя:
краткую пояснительную записку (до 4 страниц) по рассматриваемому вопросу с изложением его существа, выводов, предложений, обоснований, а если материал готовился членом коллегии, не работающим в Министерстве, то и заключения отраслевого структурного подразделения Министерства;
проект решения коллегии;
необходимые справочные материалы (в том числе справки о результатах предварительного рассмотрения и согласования проекта решения);
список приглашенных.
4.2. Ответственность за своевременную и качественную подготовку материалов, представляемых на заседания коллегии, несут руководители структурных подразделений Министерства.
4.3. Материалы для рассмотрения на заседании коллегии представляются в общий отдел Министерства не позднее чем за 7 дней до установленного срока проведения заседания коллегии.
4.4. Протоколы заседаний коллегии утверждаются в 3-дневный срок после заседания председателем или иным лицом, председательствующим на заседании.
Протокол должен содержать номер, дату и место заседания, сведения о присутствующих, перечень рассматриваемых вопросов, фамилии докладчиков и лиц, принимавших участие в обсуждении вопросов, решение по каждому вопросу с указанием исполнителей, сроков исполнения и лиц (подразделений), на которых возложен контроль за исполнением решений.
4.5. Общий отдел Министерства осуществляет:
рассылку сообщений и материалов к заседаниям членам коллегии и приглашенным представителям органов государственной власти и управления, предприятий и иных организаций, ученым и специалистам по утвержденным спискам;
вручение материалов членам коллегии и руководителям самостоятельных структурных подразделений Министерства не позднее чем за 3 дня до заседания коллегии;
оформление протоколов заседаний коллегий;
доведение решений коллегии до сведения соответствующих структурных подразделений Министерства, органов государственной власти и управления республики, предприятий и иных организаций в 5-дневный срок после утверждения их председателем.
Протоколы заседаний коллегии или соответствующие выписки из него в 5-дневный срок после заседания направляются членам коллегии, а также по указанию министра другим участникам заседания коллегии.