Важнейшим условием эффективного функционирования информационных систем является наличие в них необходимого набора достоверных сведений, их постоянное обновление и гарантированное поступление для ввода в базы данных. Неотъемлемыми звеньями государственного учета недвижимости является массовая техническая инвентаризация объектов (зданий, помещений, сооружений) и массовая оценка недвижимости.
Массовая техническая инвентаризация объектов может проводиться в двух формах:
полная инвентаризация объектов с изготовлением технических паспортов в соответствии с утвержденными стандартами, необходимых для индивидуальной оценки объектов, представления при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним;
упрощенная инвентаризация недвижимого имущества, включающая в себя присвоение кадастровых номеров объектам недвижимости и определение минимального набора технических характеристик. Это необходимо для создания системы массовой оценки, основными задачами которой являются:
создание базы для определения размера платежей за землю и объекты недвижимости (налоги, арендная плата, платежи при продаже) на основе мониторинга их рыночной стоимости с целью недопущения занижения подлежащих взиманию платежей (фискальная);
обеспечение обоснованности управленческих решений, в том числе путем перехода к взиманию арендной платы на основании ее рыночной величины, а также определения адекватной стоимости государственных объектов недвижимости в целях купли-продажи (экономическая).