3.1. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.
3.2. Повестка дня заседаний коллегии определяется, как правило, в соответствии с утвержденным председателем планом работы коллегии.
Члены коллегии могут вносить на обсуждение и другие вопросы, необходимость в рассмотрении которых возникла после утверждения плана работы коллегии.
3.3. Внеплановое заседание коллегии созывается председателем как по собственной инициативе, так и по предложению других членов коллегии.
3.4. Повестка дня очередного заседания коллегии утверждается председателем коллегии не позднее, чем за 7 дней до его проведения.
3.5. Заседание коллегии ведет председатель, а в его отсутствие лицо, замещающее председателя.
3.6. Решение коллегии оформляется протоколом по установленной форме.
3.7. Приглашение на заседание коллегии лиц, не входящих в ее состав, осуществляется по спискам, утвержденным председателем коллегии.
3.8. Организационно-техническое обеспечение работы коллегии возлагается на отдел кадров и кадровой политики Министерства.
3.9. Представленные на обсуждение коллегии материалы должны включать в себя:
докладную записку (до 4 страниц) по рассматриваемому вопросу с изложением существа вопроса, выводов, предложений, обоснований, а если материал подготовлен членом коллегии, не работающим в Министерстве, то и заключение соответствующего структурного подразделения Министерства;
проект решения коллегии;
необходимые справочные материалы (в том числе справки о результатах предварительного рассмотрения и согласования проекта решения);
список приглашенных.
3.10. Ответственность за своевременную и качественную подготовку представляемых на заседания коллегии материалов несут руководители структурных подразделений Министерства.
3.11. Материалы для рассмотрения на заседании коллегии представляются в отдел кадров и кадровой политики Министерства не позднее чем за 10 дней до установленного срока проведения заседания коллегии.
3.12. Протоколы заседаний коллегии утверждаются председателем или лицом, председательствовавшим на заседании, в 3-дневный срок после заседания.
Протокол должен содержать номер, дату и место заседания, сведения о присутствовавших, перечень рассматриваемых вопросов, фамилии докладчиков и лиц, принимавших участие в обсуждении вопросов, решение по каждому вопросу с указанием исполнителей, сроков исполнения и лиц (руководителей подразделений), на которых возложен контроль за исполнением решений.
3.13. Отдел кадров и кадровой политики Министерства осуществляет:
приглашение членов коллегии и других ее участников;
рассылку сообщений и материалов к заседаниям членам коллегии и приглашенным;
вручение материалов членам коллегии не позднее чем за три дня до заседания коллегии;
оформление проектов решений и протоколов заседаний коллегии;
направление в 5-дневный срок после заседания протоколов заседаний коллегии или соответствующих выписок из них членам коллегии;
доведение решений коллегии до сведения соответствующих структурных подразделений Министерства, органов государственной власти и управления республики, предприятий и иных организаций в 5-дневный срок после утверждения их председателем.