Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы Мурманской области, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы, решает в установленном порядке вопрос о сроках передачи документов из государственных районных и городских архивов с переменным составом документов в государственные архивы с постоянным составом документов.
3.2. Организует хранение и ведет централизованный учет документов Архивного фонда области, хранящихся в государственных и межведомственных архивах Мурманской области и представляет в установленном порядке сведения о них в Государственную архивную службу России.
3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений; совместно с другими органами исполнительной власти и учреждениями проводит мероприятия по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.
3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, основных направлений, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния деятельности подведомственных архивных учреждений.
3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение органов государственной власти Мурманской области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.
3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры архивных учреждений Мурманской области.
3.7. В установленном порядке решает вопросы о передаче в пределах Мурманской области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы и вносит предложения о передаче документов из государственных архивов Мурманской области в государственные архивы других республик и областей.
3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу архивного фонда области.
3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда.
3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, участвует в работе Зонального научно-методического Совета архивных учреждений Северного и Северо-Западного районов Российской Федерации, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.
3.13. Проверяет выполнение государственными учреждениями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, иных правовых актов Мурманской области в сфере архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.
3.14. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.
3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
3.16. Реализует преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда области.
3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории Мурманской области, выдаваемых Государственной архивной службой России по заключению Архивного отдела и осуществляет контроль за их собиранием.
3.18. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.
3.19. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое использование.
3.20. Контролирует деятельность госархивов Мурманской области по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платных работ и услуг.
3.21. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту бюджета Мурманской области о расходах на содержание Архивного отдела и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений (Государственный архив Мурманской области /далее ГАМО/ и его филиал в г. Кировске), организует их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.
3.22. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность в непосредственно подчиненных ему архивных учреждениях (ГАМО и его филиал в г. Кировске).
3.23. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств-участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.
3.24. Вносит в Государственную архивную службу России предложения по реституции архивных фондов, организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Росархивом профильных архивных документов, находящихся за рубежом.
3.25. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений (ГАМО и его филиала в г. Кировске), организации строительства архивных зданий.
3.26. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, оказывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.
3.27. Организует повышение квалификации работников подведомственных архивных учреждений, работников вневедомственных архивов и делопроизводственных подразделений учреждений.
3.28. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.