2.1. Подготовка и проведение мероприятий с участием Губернатора возлагаются на Организаторов, инициировавших данные мероприятия.
2.2 Материалы для мероприятия должны быть завизированы заместителем Губернатора - куратором и отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Мурманской области.
2.3. Представление материалов к мероприятию осуществляется в следующие сроки:
1) Организатор мероприятия не позднее чем за 6 рабочих дней до даты проведения мероприятия представляет материалы на согласование заместителю Губернатора - куратору.
2) Согласованные заместителем Губернатора - куратором материалы на бумажном и электронном носителях не позднее чем за 4 рабочих дня до даты проведения мероприятия представляются в Управление.
3) Управление представляет согласованные им материалы Губернатору за 2 рабочих дня до даты проведения мероприятия.
2.4. Подготовка сводного доклада (отчета, выступления) к мероприятию осуществляется в соответствии с п. 2.2 настоящего Регламента в следующие сроки:
1) Материалы от ИОГВ МО, являющихся соисполнителями, представляются в ИОГВ МО, ответственный за свод, не позднее чем за 15 рабочих дней до даты проведения мероприятия.
2) Руководитель ИОГВ МО, ответственный за свод доклада, не менее чем за 8 рабочих дней до даты проведения мероприятия представляет доклад на согласование первому заместителю Губернатора.
3) Согласованный первым заместителем Губернатора доклад направляется Организатором в Управление на бумажном и электронном носителях не менее чем за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия.
2.5. Материалы в зависимости от вида проводимого мероприятия должны содержать:
1) Программу (сценарий, повестку) дня мероприятия, включающую в себя наименование протокольного мероприятия, дату, время, место его проведения, информацию о лице, открывающем и ведущем мероприятие, регламент проведения мероприятия с указанием временных интервалов, порядок выступления участников, порядок награждения на мероприятии.
2) План организационно-технических мероприятий с указанием сроков и лиц, ответственных за их выполнение, оформленный согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту. План включает в себя мероприятия по:
- обеспечению безопасности участников мероприятия;
- медицинскому обслуживанию;
- организации проживания и питания;
- обеспечению автотранспортом;
- обеспечению протокольной атрибутикой;
- обеспечению сувенирной продукцией;
- подготовке места проведения мероприятия;
- организации культурной программы участников мероприятия (при необходимости);
- освещению в средствах массовой информации.
3) Проект программы участия Губернатора в мероприятии.
4) Список участников мероприятия.
5) Состав президиума мероприятия (при его наличии).
6) Список приглашенных на мероприятие лиц (руководители территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, муниципальных образований, организаций, депутаты Мурманской областной Думы), согласованный с руководителем Аппарата ПМО.
7) Список выступающих на мероприятии лиц (если планируются выступления).
8) Список награждаемых на мероприятии лиц, оформленный в виде таблицы и содержащий фамилии, имена, отчества, даты рождения, должности, места работы (если планируется награждение).