2.1. Подготовка и проведение протокольных мероприятий с участием Губернатора возлагаются на ИОГВ МО, инициирующие данное мероприятие (далее - Организатор).
2.2. В зависимости от вида проводимого протокольного мероприятия Организатор не позднее чем за три дня до даты его проведения представляет в Отдел протокола следующие материалы:
- программа, сценарий или повестка проведения протокольного мероприятия (далее - программа протокольного мероприятия) (т.е. полный сценарий мероприятия);
- план организационно-технических мероприятий по подготовке протокольного мероприятия с указанием сроков их выполнения и лиц, ответственных за их выполнение;
- проект программы участия Губернатора в протокольном мероприятии (губернаторский блок);
- список участников протокольного мероприятия;
- состав президиума протокольного мероприятия (при его наличии);
- состав делегации Мурманской области во главе с Губернатором, согласованный или утвержденный им;
- список лиц, выступающих на протокольном мероприятии (если планируются выступления);
- список лиц, награждаемых на протокольном мероприятии (если планируется награждение);
- тексты соглашений, договоров и протоколов, планируемых к подписанию;
- материалы (проект речи) к выступлению Губернатора на протокольном мероприятии;
- схема размещения участников протокольного мероприятия;
- раздаточный и презентационный материал по вопросам, обсуждаемым на протокольном мероприятии;
- информационные справки об объектах, предлагаемых к посещению Губернатором (адрес нахождения объекта, фамилия, имя, отчество руководителя, сведения о коллективе, дата создания или введения в эксплуатацию, показатели деятельности);
- справка о социально-экономическом положении муниципального образования Мурманской области, в котором проводится протокольное мероприятие;
- проект итогового документа протокольного мероприятия;
- другие документы (при необходимости) (далее - материалы).
2.3. Программа протокольного мероприятия должна содержать точное наименование протокольного мероприятия, дату, время, место его проведения, информацию о лице, открывающем и ведущем протокольное мероприятие, регламент его проведения, порядок выступления участников протокольного мероприятия (если планируются выступления), порядок награждения на протокольном мероприятии (если планируется награждение).
2.4. План организационно-технических мероприятий по подготовке протокольного мероприятия должен содержать мероприятия по обеспечению безопасности его участников, обеспечению проживанием, автотранспортом, протокольной атрибутикой, сувенирами, подготовки места проведения протокольного мероприятия, организации культурной программы (если планируется культурная программа), освещению в средствах массовой информации, подготовки итогового документа (протокол, решение) и другие организационно-технические мероприятия.
2.5. Проект программы участия Губернатора в протокольном мероприятии должен содержать следующую информацию: время и место прибытия Губернатора на протокольное мероприятие, время его убытия с него; фамилию, имя, отчество, должность и номер контактного телефона лица, встречающего (сопровождающего, провожающего) Губернатора во время проведения протокольного мероприятия; адрес и место проведения протокольного мероприятия; порядок выступления участников протокольного мероприятия; порядок посещения Губернатором объектов; фамилию, имя, отчество и должность лица, дающего пояснения по посещаемым объектам.
В пунктах программы участия Губернатора в протокольном мероприятии указывается время их начала и окончания.
2.6. В представляемых списках участников протокольного мероприятия, выступающих или награждаемых на протокольном мероприятии, должны быть точно и полностью указаны фамилия, имя, отчество, должность, место работы и дата рождения участников протокольного мероприятия, выступающих или награждаемых на протокольном мероприятии (если дата рождения совпадает с днем проведения протокольного мероприятия).
2.7. Организатор протокольного мероприятия, где предусматривается доклад (или отчет) Губернатора, за три дня до даты проведения протокольного мероприятия представляет помощнику Губернатора А.В. Горбунову проект доклада (или отчета). Помощник Губернатора А.В. Горбунов корректирует проект доклада (или отчета) и за два дня до даты проведения протокольного мероприятия представляет Губернатору проект доклада (или отчета) на утверждение.
2.8. Материалы, предусмотренные пунктом 2.2 настоящего Регламента, представляются Организатором в Отдел протокола на бумажном и на электронном носителях с соблюдением требований Регламента исполнительных органов государственной власти Мурманской области.
Документы, составленные с нарушением требований, установленных настоящим пунктом, Отделом протокола возвращаются Организатору для доработки.
2.9. Контроль за представлением материалов и подготовкой проведения совещания (заседания) с участием Губернатора осуществляет Отдел протокола.
2.10. На основании представленных документов Отделом протокола формируются информационные материалы по данному мероприятию для представления Губернатору.
2.11. В зависимости от вида протокольного мероприятия при его подготовке Организатор обязан совместно с управлением материально-технического обеспечения Аппарата ПМО (далее - Управление МТО) подготовить помещение, в котором планируется его проведение, питьевую воду, цветы, раздаточный материал, протокольную атрибутику.