4.1. При поступлении объектов учета в библиотеку они подразделяются на документы постоянного, длительного и временного хранения.
4.2. Постоянному хранению подлежат бесплатные обязательные экземпляры документов Мурманской области, поступающие в библиотеку в соответствии с Законом Мурманской области от 17.03.2000 № 184-01-ЗМО "Об обязательном экземпляре документов в Мурманской области".
4.3. Длительному хранению подлежат документы, предназначенные для удовлетворения текущего и прогнозируемого читательского спроса, независимо от вида документа, его объема, тематики и других формальных признаков. К ним относятся книги, карты, ноты, грампластинки, кассеты, компакт - диски, диафильмы, диапозитивы, видеофильмы, CD-ROM, DVD и т.д.
4.4. Каждому объекту учета, относящегося к документам постоянного и длительного хранения, присваивается инвентарный (индивидуальный) номер, который закрепляется за документом на все время нахождения в библиотеке.
4.5. Временному хранению подлежат документы, содержащие информацию краткосрочного значения и исключаемые из библиотечного фонда через непродолжительный период времени. Инвентарный учет документов временного хранения не ведется. К ним относятся периодические издания (журналы, газеты), брошюры, информационные издания и т.д.
4.6. В реестре учитываются только документы постоянного и длительного хранения. Документы временного хранения внесению в реестр не подлежат.
4.7. Сведения об объектах учета (дата, номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов, в том числе по видам, содержанию и языку коренной национальности, стоимость), на основании которых формируется реестр, содержатся в Инвентарной книге и Книге суммарного учета библиотечного фонда.
4.8. Сведения об объектах учета, исключаемых из реестра, отражаются также во второй части Книги суммарного учета библиотечного фонда.
4.9. Исключение объекта учета из реестра и объектов областной собственности производится на основании акта об исключении, в котором указываются сведения об объекте учета и причины его исключения из библиотечного фонда (ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, дублетность, непрофильность, утрата и т. д.).
4.10. Сведения об объектах учета формируются библиотеками в соответствии с требованиями, установленными разделом 2 настоящего Положения.
4.11. Сведения об объектах учета направляются библиотеками на бумажных и электронных носителях в комитет ежеквартально, до пятнадцатого числа месяца, следующего за отчетным периодом.
4.12. На основании представленных библиотеками сведений комитет вносит сведения в реестр.
4.13. Сведения в реестре формируются по каждой из библиотек отдельно с указанием стоимости объектов учета и их общей стоимости.
4.14. Комитет предоставляет информацию, содержащуюся в реестре, в департамент имущественных отношений Мурманской области в порядке, установленном Положением о порядке ведения сводного реестра государственного имущества Мурманской области.
4.15. В целях учета областной собственности библиотеки также предоставляют в департамент имущественных отношений Мурманской области карту учета областного имущества, имеющегося в библиотеке, в соответствии с Положением о порядке ведения сводного реестра государственного имущества Мурманской области. Копия карты учета областного имущества, имеющегося в библиотеке, должна быть также направлена в комитет.
4.16. В целях контроля за движением объектов учета комитет ежегодно направляет в Федеральное агентство по культуре и кинематографии Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, а также в Территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Мурманской области сводные статистические отчеты по форме 6-НК на основании статистических отчетов библиотек.
4.17. Статистические отчеты библиотек по форме 6 НК направляются в комитет в сроки, установленные Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Территориальный орган федеральной службы государственной статистики по Мурманской области.