14.1. Служебная корреспонденция, адресованная Губернатору области, в Правительство области и управление делами Правительства области, регистрируется в секретариате Правительства области в день поступления.
Секретариат Правительства области осуществляет документооборот корреспонденции, адресованной в управление делами Правительства области, по правилам документооборота служебной корреспонденции, адресованной Губернатору области и в Правительство области, установленным настоящим Регламентом.
Корреспонденция, адресованная иным исполнительным органам государственной власти области, передаётся на регистрацию в эти органы. Перечень нерегистрируемых документов прилагается (приложение № 3).
(Пункт 14.1 в редакции постановления Правительства Мурманской области от 01.12.04 г. № 343-ПП - см. предыдущую редакцию)
14.2. Руководитель исполнительного органа власти области своим приказом определяет ответственного за ведение делопроизводства (ответственного исполнителя), который обеспечивает регистрацию и прохождение документов в установленные сроки, отправку исходящей корреспонденции, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и другими документами.
14.3. Федеральные законы, нормативно-правовые и распорядительные документы федеральных органов государственной власти, а также соглашения и договоры, заключенные Правительством области, принимаются секретариатом Правительства области и передаются для регистрации, кодификации и хранения в юридическое управление Правительства области.
Контроль за исполнением соглашений и договоров возлагается на исполнительные органы власти области, готовившие их.
14.4. Регистрация поступающих документов в секретариате Правительства области производится с использованием автоматизированной системы "Канцелярия". На каждый документ заполняется электронная регистрационная карточка.
Журнальная форма регистрации входящих и исходящих документов производится в исполнительных органах власти области, где не используется электронный учет.
Документы, не прошедшие регистрацию, рассмотрению должностными лицами не подлежат.
14.5. Телеграммы, служебные документы, полученные по спецсвязи и факсимильной связи с пометкой "срочно", а также документы со сроком исполнения в один-два дня доставляются на рассмотрение немедленно, остальная корреспонденция - в течение рабочего дня.
14.6. Документы в зависимости от содержания и распределения обязанностей представляются на рассмотрение Губернатору области и членам Правительства области через их помощников.
Согласно резолюциям Губернатора области или членов Правительства области документы направляются исполнителям под роспись.
14.7. Резолюция на документе должна быть лаконичной, четкой, конкретной и включать фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора, дату.
Резолюция пишется на свободном месте между текстом и адресом или на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа. При наличии в резолюции нескольких исполнителей лицо, обозначенное первым, несет персональную ответственность за исполнение поручения и имеет право созывать соисполнителей, получать необходимую информацию, давать поручения соисполнителям.
14.8. Переадресование документа другому исполнителю производится только после письменного согласия лица, поручившего рассмотреть документ, а при отсутствии конкретного поручения - по договоренности между руководителями исполнительных органов власти области и только через орган, где документ проходил первоначальную регистрацию.
14.9. На документах с поручениями, а также на документах, требующих исполнения или ответа, ставятся штампы "контроль" и "подлежит возврату в секретариат Правительства области".
14.10. Вся поступающая в исполнительный орган власти области корреспонденция регистрируется в установленном порядке и докладывается руководителю. Если на документе имеется поручение Губернатора области или членов Правительства области, то её выполнение ставится на контроль.
14.11. О выполнении поручения в установленный срок исполнители представляют на имя лица, давшего поручение, письменную информацию вместе с оригиналом входящего документа.
При отсутствии замечаний к представляемой информации, документ закрывается делопроизводством следующей визой: "В дело", дата, подпись; либо "снять с контроля", дата, подпись; а также исходящим номером и датой письма, направленного в ответ.
14.12. Поручения руководителей исполнительных органов власти области снимаются с контроля и направляются "в дело" руководителями этих органов, а в их отсутствие - лицами, исполняющими их обязанности.
14.13. В случае, когда по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения поручения Администрации Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, исполнитель, не позднее контрольного срока, должен подготовить за подписью Губернатора области или первого заместителя Губернатора области, исполняющего обязанности Губернатора области, обращение в Администрацию Президента Российской Федерации или в Правительство Российской Федерации с мотивированной просьбой по этому вопросу.
14.14. По каждому поручению Администрации Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации представляется информационная справка об исполнении поручения за подписью руководителя соответствующего исполнительного органа власти области, а также, при необходимости, проект ответа.
В информационной справке должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению поручения и одновременно должно быть внесено предложение о снятии с контроля исполненных поручений. При необходимости вносятся также и другие предложения.
14.15. Документы, направляемые от лица Правительства области в федеральные органы государственной власти, контрольно-надзорные органы, подписываются Губернатором области или членами Правительства области, печатаются на соответствующих бланках, визируются непосредственным исполнителем, руководителем исполнительного органа власти области, и, если руководитель исполнительного органа власти области не входит в состав Правительства области, - членом Правительства области - куратором.
14.16. Передача документов на государственное хранение осуществляется по истечении сроков ведомственного хранения согласно утвержденной номенклатуры дел.