3.1. Основной формой деятельности коллегии являются заседания. Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал.
3.2. Руководство коллегией осуществляет начальник управления. В отсутствие начальника управления по его поручению заседание коллегии проводит заместитель председателя коллегии.
3.3. Члены коллегии лично участвуют в ее заседании. Делегирование полномочий члена коллегии другим должностным лицам не допускается. На заседание коллегии по согласованию с председателем коллегии могут быть приглашены руководители структурных подразделений управления.
3.4. Проект повестки заседания коллегии формируется секретарем коллегии на основании предложений членов коллегии и согласовывается с начальником управления.
Предложения должны содержать точную формулировку рассматриваемых вопросов, сроки рассмотрения, фамилии, наименования должностей ответственных за подготовку документов и проектов решений, докладчиков, а также содокладчиков и приглашенных (при необходимости).
Повестка дня утверждается непосредственно на заседании коллегии. По предложению членов коллегии и по решению начальника управления на рассмотрение коллегии могут быть вынесены вопросы, не предусмотренные проектом повестки заседании коллегии.
3.5. Организация своевременной и качественной подготовки материалов к заседаниям коллегии возлагается на заместителей начальника управления, в сферу деятельности которых входит рассматриваемый вопрос. Подготовку проектов документов и материалов к заседаниям коллегии осуществляют структурные подразделения управления.
3.6. Должностные лица, ответственные за подготовку внесенного в проект повестки вопроса, за пять дней до заседания представляют секретарю коллегии документы и справочные материалы и проект решения по рассматриваемому вопросу в виде проекта решения коллегии с визами авторов проекта, заместителя начальника управления, который вносит данный вопрос для рассмотрения на заседании, и (или) заместителя начальника управления, сферу которого затрагивает рассматриваемый вопрос.
3.7. Проект повестки очередного заседания коллегии и материалы к заседанию направляются начальнику управления и членам коллегии за три дня до заседания секретарем коллегии.
3.8. Оповещение и явку лиц, приглашенных на заседание коллегии, ознакомление их с необходимыми материалами по рассматриваемому вопросу обеспечивают структурные подразделения управления.
3.9. Заседание коллегии правомочно, если на нем присутствует более половины членов коллегии. Решения коллегии принимаются большинством голосов от числа присутствующих на заседании членов коллегии и оформляются протоколом.
3.10. Протокол заседания коллегии оформляется секретарем коллегии в течение трех дней после заседания, подписывается председательствующим и секретарем коллегии.
Протокольные решения при необходимости доводятся до исполнителей секретарем коллегии.
3.11. Проекты приказов и распоряжений начальника управления, другие документы дорабатываются их авторами с учетом высказанных в ходе обсуждения замечаний, внесенных предложений и дополнений в срок не более десяти дней со дня заседания коллегии, если коллегией не был установлен другой срок.
3.12. Контроль за исполнением приказов и распоряжений, принятых на основе решений коллегии, осуществляет организационно-распорядительный отдел управления.
3.13. Подлинники протоколов заседаний коллегии и документы к ним хранятся в организационно - распорядительном отделе управления.