ПОРЯДОК
работы с документами в аппарате администрации области
1. Прием и регистрация документов.
1.1. В аппарате администрации области прием и регистрация документов осуществляются децентрализованно.
Федеральные законы, акты органов государственной власти Российской Федерации (указы и распоряжения Президента России, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, постановления и распоряжения Правительства России): прием осуществляет отдел специальной документальной связи (спецчасть), регистрацию - юридический отдел.
Правовые акты органов государственной власти Российской Федерации о награждении государственными наградами: прием осуществляет отдел специальной документальной связи (спецчасть), регистрацию - сектор входящих документов канцелярии общего отдела (далее - сектор входящих документов).
Обращения граждан по личным вопросам: прием осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - отдел писем и приема граждан.
Входящие служебные письма и телеграммы, внутренние документы: прием и регистрацию осуществляет сектор входящих документов.
Законы Пермской области: прием осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - юридический отдел.
Постановления Законодательного Собрания области: прием осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - отдел контроля.
Акты губернатора области: прием и регистрацию осуществляет сектор подготовки актов губернатора области и проектов документов общего отдела (далее - сектор подготовки актов губернатора области и проектов документов).
Договоры и соглашения администрации области: прием осуществляет сектор входящих документов, регистрацию - сектор подготовки актов губернатора области и проектов документов.
Приказы заместителя губернатора области, руководителя аппарата по основной деятельности: прием и регистрацию осуществляет сектор подготовки актов губернатора области и проектов документов; по личному составу прием и регистрацию осуществляет отдел по вопросам государственной службы и кадров.
Исходящие служебные письма и телеграммы: прием и регистрацию осуществляет сектор исходящих документов канцелярии общего отдела (далее - сектор исходящих документов).
1.2. Поступающие документы регистрируются в день поступления, создаваемые - в день подписания.
1.3. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
1.4. Зарегистрированный документ при передаче из одного подразделения аппарата в другое повторно не регистрируется.
2. Предварительное рассмотрение документов и передача в приемные руководителей администрации области.
2.1. В подразделениях аппарата администрации области (канцелярия общего отдела, юридический отдел, отдел писем и приема граждан, отдел контроля), осуществляющих регистрацию документов, проводится их предварительное рассмотрение и распределение.
2.2. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки содержания документа, в соответствии с указом губернатора области от 28.12.2000 № 342 "О распределении обязанностей между руководством администрации области" (с последующими изменениями и дополнениями).
2.3. Документы передаются в приемные руководителей администрации области (консультанту-референту или специалисту приемной) сектором входящих документов под расписку в журнале.
Документы, поступившие в канцелярию до 17.00, в тот же день передаются в приемные руководителей администрации области. Документы, поступившие после 17.00, передаются в приемные руководителей администрации области на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.
2.4. В случае поступления документов руководителям администрации области минуя канцелярию документы должны быть переданы консультантами-референтами для регистрации в сектор входящих документов.
2.5. Структурные подразделения аппарата администрации документы получают в секторе входящих документов через ответственных за документацию.
3. Рассмотрение документов консультантами-референтами и руководителями администрации области.
3.1. Рассмотрение документов, поступивших в приемные руководителей администрации, осуществляется консультантами-референтами и предполагает:
ознакомление с содержанием документов;
подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;
контроль за обеспечением установленного порядка согласования (визирования) проектов документов;