3.1. Изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.
Заголовок постановления и распоряжения, начинаясь с предлога "О" или "Об", должен указывать о чем документ (например: "О мерах ...", "Об улучшении ...", "О ходе выполнения ..." и т.д.).
В заголовке может выражаться положительная или отрицательная оценка определенных фактов или действий (например: "О практике работы ..." или "О серьезных нарушениях ...", "О недостатках в ..." и т.п.).
Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А 5.
3.2. Текст проекта должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной при соотношении их объемов, как правило, один к трем.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и основания для издания распорядительного документа (документы вышестоящих органов государственной власти и управления, факты, события, мотивы). При ссылке на них указываются автор, наименование, дата, номер и заголовок этого документа (например: решение областного Совета народных депутатов ... "О ...").
Если в констатирующей части одновременно со ссылкой на документ-основание приводится изложение фактов и событий, то ссылка оформляется предложением, начинающимся предлогом "в" или "на" (например: "В соответствии с ...", "На основании ...").
Даты документов-оснований допускается указывать словесноцифровым способом: 29 апреля 1992г.
Констатирующая часть должна содержать краткую характеристику достигнутых положительных результатов, а также анализ недостатков и их причин.
Если решение направлено на устранение имеющихся недостатков, то дается развернутая их характеристика, указываются конкретные виновники.
При отсутствии необходимости обоснования издания распорядительного документа констатирующая часть может отсутствовать.
3.3. Обе части распорядительного документа разделяются словами: "Постановляю" (в постановлениях), "Предлагаю", "Обязываю" (в распоряжениях), которые печатаются отдельной строкой прописными буквами без кавычек от нулевого положения табулятора пишущей машины (от границы левого поля документа).
3.4. В зависимости от объема и содержания проект распорядительного документа может подразделяться на разделы, пункты и подпункты.
Каждому пункту и подпункту распорядительной части проекта документа может присваиваться номер. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.
Пункты и их самостоятельные абзацы (подпункты) пишутся с прописной буквы и заканчиваются точкой. Если пункт заканчивается двоеточием, то подпункты отделяются точкой с запятой.
Не допускается помещать в одном пункте большое количество подпунктов.
3.5. Пункты распорядительной части должны начинаться либо с указания исполнителя и конкретного действия ("Управлению культуры обеспечить ...", либо с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а затем исполнителя ("Предложить финансовому управлению ...").
Пункты постановлений и распоряжений, не связанные с определенным исполнителем, начинаются с глагола в неопределенной форме ("Утвердить ...", "Установить ...".
Не следует включать в проекты решений пункты общего, декларативного характера, или пункты по мелким и второстепенным вопросам.
Объединение в одном пункте мало связанных между собой предписаний не допускается.
3.6. В конце каждого пункта распорядительной части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о сроках (периодичности) промежуточного контроля исполнения (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно и т.д.) для представления информации исполнителем (исполнителями).
В последнем пункте распорядительной части документа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного документа в целом (полное наименование должности и фамилия в винительном падеже).
В случае осуществления контроля исполнения отдельных пунктов различными организациями и лицами, в конце каждого пункта об этом должно быть сделано соответствующее указание.
В качестве исполнителей распорядительных документов должны указываться органы областной администрации, местные администрации, предприятия и организации без указания фамилии руководителя.
Должностное лицо указывается в качестве исполнителя в том случае, если исполнение поручается ему персонально.
Фамилии исполнителей указываются без инициалов, кроме случаев поощрений, взысканий, совпадения фамилий, а также в документах по личному составу. Примеры: "Начальнику управления ... т.Иванову". "Начальникам управлений: финансового - т.Иванову, культуры т.Петрову ..." и т.д.
При подготовке документов о ходе выполнения ранее принятых решений следует указывать конкретных лиц, виновных в срыве сроков выполнения мероприятий.
3.7. Сроки исполнения должны быть реальными, достаточными для выполнения намечаемых мероприятий, с учетом установленных вышестоящими органами сроков статистической и бухгалтерской отчетности, объемов работ, времени на размножение и пересылку документов.
3.8. Названия предприятий, организаций и учреждений указываются в проекте документа в точном соответствии с их официальным наименованием.