5.1 Документы вышестоящих органов власти и управления, запросы депутатов, учреждений и предприятий, инициативные документы администрации области, содержащие поручения, требующие ответа, представления отчета или информации, ставятся на контроль руководителями администрации области.
5.2 Консультант-референт в ходе подготовки документов на рассмотрение руководителю готовит по согласованию с ним проекты резолюций с предложениями о постановке документов на контроль. После рассмотрения документов руководителем готовит письма-извещения авторам о направлении документов на исполнение в структурные подразделения администрации области, учреждения и предприятия (кроме документов, поступивших из вышестоящих органов власти и управления).
Документы по указанию руководителей передаются на исполнение:
- в аппарат администрации области;
- в структурные подразделения администрации области для подготовки проекта ответа за подписью руководителя администрации. Контроль исполнения данных документов по поручению руководителя осуществляется работниками аппарата администрации;
- в структурные подразделения администрации области, в учреждениях и на предприятия для ответа авторам (кроме документов, поступивших из вышестоящих органов власти и управления).
5.3 После рассмотрения документов руководителем секретарь-машинистка на основании резолюций заполняет поступившие из канцелярии регистрационно-контрольные карточки, ставит на документы и карточки штамп "Контроль", копирует необходимое количество экземпляров документов с резолюциями руководителя, по указанию консультанта-референта печатает проекты писем-извещений авторам о направлении документов на исполнение в структурные подразделения администрации области, другие учреждения и предприятия, передает их на подпись консультантам-референтам.
Документы направленные руководителем на исполнение в аппарат администрации, секретарь-машинистка передает непосредственно исполнителю, извещая канцелярию о передаче документов, об исполнителе, содержании поручения и сроках исполнения.
Документы, направленные руководителем на исполнение в структурные подразделения администрации области, учреждения и на предприятия, секретарь-машинистка вместе с письмами-извещениями авторам передает в канцелярию для доставки и отправки.
Работники канцелярии вносят необходимые отметки в регистрационные карточки. При наличии резолюции руководителя "Подготовить проект ответа" на документы ставится штамп "Подлежит возврату в администрацию области".
На документы, направленные руководителем для подготовки проекта ответа, контроль исполнения которых возложен на работников аппарата администрации, секретарь-машинистка составляет и передает 2-й экземпляр регистрационно-контрольной карточки работнику, осуществляющему контроль; при необходимости копирует для него документы.
5.4 Секретарь-машинистка руководителя администрации области осуществляет контроль за сроками исполнения документов, своевременно возвращает все исполненные документы в канцелярию.
В ходе контроля за сроками исполнения секретарь-машинистка осуществляет предупредительный контроль:
- напоминает исполнителю о приближении сроков исполнения документов (за 3 дня при сроке исполнения 10 дней, за 5 дней при сроке исполнения свыше 10 дней);
- получает от исполнителей информацию о ходе и результатах исполнения документов;
- вносит в регистрационно-контрольные карточки сведения о ходе и результатах исполнения;
- делает отметки в карточках об изменении руководителем или переносе сроков исполнения, сообщает канцелярии об изменении сроков.
При нарушении сроков исполнения контролируемых документов секретарь-машинистка своевременно ставит в известность консультанта-референта, работников аппарата администрации, осуществляющих контроль, для принятия мер.
5.5 Работники аппарата администрации по указанию руководителя осуществляют контроль за ходом исполнения документа по существу вопроса, представлением проектов ответов и информаций, изучают их, анализируют содержание и качество подготовки ответа, при необходимости запрашивают дополнительные информационные материалы, готовят и передают на подпись руководителю проект ответа. Если контроль исполнения документов не был возложен руководителем на работников аппарата администрации, содержание и качество подготовки ответа анализирует консультант-референт в ходе подготовки документов на рассмотрение руководителю.
5.6 Документы снимаются с контроля только по указанию руководителя, поставившего его на контроль. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле документа слева и содержит краткие данные об исполнении, если не предусмотрена подготовка ответа, отчета или информации, слова "В дело", дату, подпись. Отметка об исполнении инициативного документа составляется на отпуске документа, хранящегося в канцелярии. Отметка об исполнении составляется работником аппарата, исполнившим документ или осуществлявшим работник аппарата администрации, осуществлявший контроль исполнения, заполняет все реквизиты регистрационно-контрольной карточки о ходе и результатах исполнения, передает второй экземпляр карточки с ответом и контролируемым документом секретарю-машинистке.
Секретарь-машинистка на основании документов, отметок об исполнении заполняет первые экземпляры регистрационно-контрольных карточек. Второе экземпляры карточек, полученные от осуществляющих контроль исполнения работников аппарата администрации, ставятся в картотеку взамен первого экземпляра. Первый экземпляр карточки уничтожается. Слово "Контроль" на карточках зачеркивается.
Карточки на снятые с контроля документы переносятся в картотеку исполненных документов.
Секретарь-машинистка ведет регистрационно-контрольную картотеку находящихся на рассмотрении у руководителя документов, неисполненных и исполненных документов. Секретари-машинистки и работники канцелярии еженедельно сверяют карточки на документы.
5.8 Работники канцелярии осуществляют контроль за своевременным возвращением документов из приемных руководителей администрации, ведут регистрационно-контрольные картотеки неисполненных и исполненных документов.
Работники канцелярии на пятое число каждого месяца составляют информацию о состоянии контроля исполнения документов вышестоящих органов власти и управления, запросов депутатов, учреждений и предприятий, документов администрации области, передают ее руководителю сектор контроля отдела территориального управления.