4.1 Подлежащие контролю постановления и распоряжения главы администрации области представляют в сектор контроля в 2-х экземплярах протокольным сектором общего отдела администрации.
В секторе контроля документ ставится на учет и вместе с контрольной карточкой направляется руководителю администрации или руководителю ее структурного подразделения, на которых возложен контроль за исполнением документа.
4.2 Руководитель, на которого возложен контроль за исполнением документа, определяет комплекс мер по контролю за исполнением постановления (распоряжения), утверждает план мероприятий по его реализации, дает указание о формировании контрольного дела по документу.
План мероприятий должен предусматривать порядок промежуточного контроля, периодичность проверок, в том числе и с выездом на места, заслушивание информации о ходе выполнения распорядительного документа у руководителя отдела, управления, комитета администрации или у заместителя главы администрации, сроки и форму представления информации исполнителем о выполнении документа.
Контрольное дело должно содержать: взятый на контроль документ; план мероприятий по его реализации; отчетные документы, информации отделов, управлений, комитетов, других органов областного управления, местных администраций и других исполнителей; справки о результатах проверок.
4.3 Основным методом контроля должна являться проверка исполнения на местах, осуществляемая систематически как в целом, так и по отдельным пунктам документа. Для проверки хода и результатов его выполнения создания создается временная комиссия, как правило, из лиц, участвовавших в разработке контролируемого документа.
Результаты проверок рассматриваются главой администрации области или его заместителями, либо могут быть предметом обслуживания на заседании коллегии при главе администрации.
4.4 За пять дней до истечения сроков контроля исполнения, определенных в постановлении или распоряжении главы администрации области, исполнитель направляет в адрес руководителя, ответственного за контроль данного документа, информацию о выполнении постановления (распоряжения) или его отдельных пунктов.
4.5 Руководитель, ответственный за контроль по исполнению документа, организует обобщение поступившей информации, составляют справку о результатах исполнения с оценками, выводами и предложениями по существу контролируемых пунктов или постановления (распоряжения) в целом, визирует ее у заместителя главы администрации области и представляет на рассмотрение главе администрации области, либо исполняющему его обязанности заместителю.
4.6 Справка должна содержать сведения о сроках исполнения и полноте выполнения документа, иметь фактические данные по каждому пункту, заданию, мероприятию.
В случае невыполнения отдельных пунктов или документа в целом в справке должны быть предложения о продлении сроков и ответственности исполнителей.
4.7 В необходимых случаях предложения о продлении сроков контроля постановления (распоряжения) и об ответственности исполнителей за срыв или невыполнение распорядительных документов следует оформлять соответствующим проектом постановления.
4.8 На основании представленной справки глава администрации (исполняющий его обязанности) или по его поручению первые заместители принимают решение о снятии с контроля в целом, либо отдельных его пунктов или устанавливают дополнительный срок исполнения документа.
4.9 Указание о снятии постановления (распоряжения) главы администрации с контроля фиксирует на первом листе справки о результатах исполнения или в контрольной карточке и содержит слова "С контроля снять", подпись и дату.
4.10 После снятия документа с контроля справка о результатах исполнения подшивается в контрольное дело, а ее копию и контрольная карточка сдаются в сектор контроля.
Контрольное дело со всеми подшитыми документами хранится в подразделении-разработчике контролируемого документа и уничтожается по акту по истечении 3-х лет после снятия с контроля.
4.11 Работники сектора контроля, получив от подразделения администрации области (должностного лица), осуществляющего контроль за исполнением документа, копию справки о результатах исполнения и контрольную карточку, снимают с учета за подразделением (должностным лицом) контролируемый документ.
Краткая информация об исполнении документов заводится в автоматизированный банк регистрационных данных.