14.1. Составление номенклатуры дел.
14.1.1. Номенклатура дел -систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и индексации дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел постоянного хранения и по личному составу, используется для учета дел временного срока хранения.
14.1.2. Сводная номенклатура дел мэрии составляется ежегодно в последнем квартале текущего года на последующий, подписывается начальником секретариата мэрии, визируется заведующим архивом мэрии и вводится в действие с 1 января нового года.
14.1.3. Сводная номенклатура дел мэрии согласовывается с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга (ЦГА) не реже, чем один раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры мэрии она пересогласовывается и утверждается независимо от срока ее согласования.
14.1.4. Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел мэрии возлагается на секретариат мэрии Санкт-Петербурга.
14.1.5. Каждое дело, включенное в сводную номенклатуру дел мэрии, должно иметь определенный индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения и номера дела.
Цифровые обозначения структурных подразделений мэрии ежегодно уточняются и утверждаются распоряжением мэра.
14.1.6. При составлении сводной номенклатуры дел мэрии используются номенклатуры дел структурных подразделений мэрии, которые должны содержать полный перечень дел и документов, заводимых в их делопроизводстве, в том числе справочные (регистрационные) картотеки и журналы.
14.1.7. Номенклатуры дел структурных подразделений мэрии разрабатываются работниками, ответственными за делопроизводство, с привлечением руководителей и квалифицированных сотрудников этих подразделений при помощи секретариата мэрии.
14.1.8. Номенклатура дел структурного подразделения мэрии оформляется в соответствии с существующими формами (приложение N 13) и визируется руководителем подразделения. Один экземпляр номенклатуры передается в секретариат мэрии.
14.2. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.
14.2.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
14.2.2. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
14.2.3. Контроль за правильным формированием дел в мэрии осуществляется секретариатом мэрии.