11.1. Организация личного приема руководителями и специалистами мэрии граждан и представителей предприятий и организаций Санкт-Петербурга (по социально-бытовым вопросам, не относящимся к их производственной деятельности) возложена на приемную мэрии, являющуюся структурным подразделением Комитета по обращениям и жалобам.
11.2. Организация приема граждан и представителей организаций включает в себя:
составление графика приема руководителями мэрии и обеспечение его соблюдения;
запись населения и представителей организаций на прием;
документационное обеспечение приема;
ведение делопроизводства по обращениям;
осуществление контроля за исполнением поручений руководителей мэрии по рассмотрению обращений граждан и предприятий, принятых на личном приеме;
оказание консультативно-правовой помощи;
информирование председателя Комитета по обращениям и жалобам.
11.3. Обращение гражданина (представителя организации) в мэрию должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующих органов. Оценку предъявляемых документов делает специалист приемной и по результатам рассмотрения представленных документов осуществляет запись на прием к руководителю мэрии по принадлежности вопроса.
11.4. Ведение делопроизводства по устным обращениям граждан и представителей организаций в мэрию является составной частью документационного обеспечения мэрии и должно соответствовать правилам и требованиям, изложенным в разделе 2 настоящей Инструкции.
11.5. Приемная мэрии как структурное подразделение Комитета по обращениям и жалобам осуществляет регистрацию обращений граждан и их документальное оформление, ведение справочно-поисковых картотек, направление документов в структурные подразделения мэрии и организации городского подчинения по рассмотрению обращений граждан.
11.6. Прием граждан (представителей организаций) осуществляется на двух уровнях:
консультативно-правовая работа проводится специалистами приемной;
решение принципиальных, сложных вопросов, рассмотрение обращений, содержащих жалобы на должностных лиц, производится руководством мэрии.
11.7. Каждое обращение фиксируется:
в списке принятых граждан и организаций в приемной мэрии (приложение N 10) с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения.
Повторным считается обращение гражданина, если в течение года он более одного раза обратился в мэрию по одному и тому же вопросу;
в карточке личного приема граждан и организаций председателями комитетов и заместителями мэра (данная форма заполняется только в том случае, если решением вопроса занимается руководитель мэрии) приложение N 11;
в журнале приема посетителей руководителями мэрии.
11.8. Содержание беседы специалиста с гражданином (представителем организации) фиксируется в соответствующей графе списка принятых граждан и организаций в приемной мэрии.
11.9. В случае необходимости гражданина принимает руководитель мэрии. В этом случае работники приемной, осуществлявшие прием, подготавливают:
карточку личного приема граждан и организаций председателями комитетов и заместителями мэра;
справку-заключение с рекомендациями;
формируют дело, в которое включают законодательные акты, правовые документы мэрии по данному вопросу, справки подведомственных организаций, рассматривавших обращение.
11.10. Принятое руководством мэрии решение записывается в карточке личного приема.
Решение оформляется на бланке приемной мэрии в виде поручения структурным подразделениям мэрии, подведомственным организациям, подписывается руководителем, производившим прием, и после регистрации в приемной направляется адресату.
11.11. Поручение руководителя мэрии ставится на контроль. При этом формируется контрольная картотека (см.п.п. 13.4.2, 13.4.6 Инструкции).
11.12. Поручение, данное руководителем мэрии по обращению гражданина, должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению не требующих дополнительного изучения и проверки обращений, исполняются безотлагательно.