10.1. Письма граждан, поступившие в структурные подразделения мэрии из сектора писем и требующие ответа в вышестоящую организацию или ответа (справки) в секретариат мэрии, должны рассматриваться в срок, установленный настоящей Инструкцией, или в срок, указанный в поручении.
Срок рассмотрения этих писем исчисляется с даты регистрации письма в секторе писем. При невозможности рассмотрения письма в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения.
Продлить срок рассмотрения может только то должностное лицо, которое его установило (если срок исполнения установлен вышестоящей организацией, этот вопрос следует решать с ней).
10.2. Для продления срока рассмотрения письма необходимо заблаговременно подготовить справку с указанием проделанной на сегодняшний день работы по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложений по продлению срока рассмотрения.
Справка должна быть подготовлена на бланке подразделения и подписана руководителем или лицом, официально его замещающим.
Справки направляются только через сектор писем Комитета по обращениям и жалобам.
10.3. При подготовке ответов в вышестоящую организацию используются должностные бланки.
На ответе, направляемом в вышестоящую организацию, необходимо сделать ссылку на исходящий номер письма этой организации, указать фамилию исполнителя и номер его телефона, а также проставить исходящий номер мэрии, который в данном случае совпадает с входящим номером.