9.1. Все поступившие в мэрию письма граждан первоначально поступают в сектор служебной корреспонденции. Сектор служебной корреспонденции проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в расконвертованном виде вместе с конвертом передает в сектор писем Комитета по обращениям и жалобам.
9.2. Все письма граждан, поступившие непосредственно в секретариат мэрии и другие структурные подразделения мэрии, до их регистрации должны быть переданы в сектор писем.
9.3. Все поступившие в сектор писем письма граждан регистрируются в секторе, как правило, в день их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан ставится штамп сектора писем, куда вписывается входящий номер и дата регистрации письма.
Входящий номер состоит из индекса тематического классификатора вопросов, содержащихся в обращениях граждан, порядкового номера документа.
Например: 12.3.6-128 от 21.05.93,
где: 12.3.6 - индекс классификатора;
128 - порядковый номер документа;
21.05.93 - дата регистрации.
9.4. Регистрация писем граждан производится на регистрационных карточках (приложение N 9) и в автоматизированном сетевом режиме ЭВМ.
При необходимости регистрационная карточка распечатывается и направляется исполнителю.
9.5. При поступлении в мэрию повторных письменных обращений граждан исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.
Повторными считаются письма граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в течение года после даты регистрации первого обращения, и если со времени первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения.
9.6. Существуют следующие виды обращений граждан:
личные - от конкретного заявителя;
коллективные - группы авторов, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических и общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.);
анонимные.
9.7. Анонимным письмом считается письменное обращение гражданина или группы лиц без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося.
Анонимные письма, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело.
Если анонимные письма содержат конкретную и важную информацию, они могут быть направлены тем должностным лицам и структурам, в чью компетенцию входит решение вопроса, затронутого в письме.
9.8. По письмам граждан, поступившим в мэрию, в ЭВМ вводится следующая информация:
фамилия, имя, отчество автора, его адрес, номер телефона;
краткая информация о поставленных в письмах вопросах;
весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства мэрии, фамилиями конкретных исполнителей, результатами рассмотрения, отметками об исполнении и снятии с контроля (если документ взят на контроль);
дата поступления, признак письма (личное или направлено в мэрию с сопроводительным письмом организации), категория письма (жалоба, заявление, предложение), вид письма (личное, коллективное, анонимное), куда и кому адресовано, к какой социальной группе относится автор (участник Великой Отечественной войны, инвалид Великой Отечественной войны, многодетный и т.д.).
9.9. Сектор писем несет ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам мэрии и заявителям по их запросам.
9.10. Письма граждан, в том числе и поступившие из вышестоящих организаций, адресованные мэру и требующие доклада, работники сектора писем передают в секретариат мэрии.
Письма граждан, в том числе и поступившие из вышестоящих организаций, если в них не указан конкретный адресат, рассмотрение которых относится к компетенции комитетов или структурных подразделений мэрии и к компетенции подведомственных мэрии организаций (в том числе местных администраций), направляются сектором писем по принадлежности для разрешения вопросов, поставленных в письмах граждан, ответа авторам, либо для подготовки заключения руководству мэрии. На такие письма сектор писем готовит сопроводительные документы, уведомляя автора о том, куда направлено на рассмотрение его обращение.
9.11. На письма граждан, поступившие в секретариат для доклада мэру, мэр или заведующий секретариатом мэрии по поручению мэра налагает резолюции по их рассмотрению.