7.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции мэрии осуществляется сектором служебной корреспонденции отдела делопроизводства секретариата мэрии.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни из вышестоящих организаций, принимается Управлением дежурной службы мэрии с последующей передачей в сектор служебной корреспонденции.
7.2. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.
7.3. Все конверты с поступившими в мэрию документами вскрываются.
7.4. При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
7.5. На всех документах, поступивших в сектор служебной корреспонденции до 16.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты поступления.
На корреспонденции, поступившей в сектор после 16.00, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.
7.6. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы, телеграммы и т.д. доставляются немедленно адресату.
7.7. Работники сектора служебной корреспонденции распределяют полученную почту по следующим группам:
почта мэра;
почта первых заместителей мэра;
почта структурных подразделений мэрии.
7.8. Входящие и исходящие документы передаются из сектора в структурные подразделения мэрии под расписку в секторе отправки документов.
В случае доставки срочного документа, рядом с подписью получившего документ, проставляется точное время его получения.
7.9. В секторе служебной корреспонденции проверяется правильность оформления документов [наличие адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные мэрии организации), исходящего номера, фамилии исполнителя, номера его телефона, подписи на документе и т.д.]. Неправильно оформленные документы работники сектора возвращают исполнителям для доработки.
7.10. При обработке отправляемой корреспонденции производится сортировка по видам отправлений, адресование, вложение их в конверты, их заклеивание и маркирование.
Разные документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
Документы, переданные в сектор служебной корреспонденции отправляются адресатам:
курьерской службой; через фельдъегерскую службу;
заказной и простой почтой.