5.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности городских структур мэр, первые заместители и заместители мэра проводят совещания с руководителями комитетов, иных структурных подразделений мэрии, местных администраций, а также предприятий и организаций.
5.2. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, должностные лица, ответственные за их подготовку, состав участников для проведения совещания определяются мэром (заместителями мэра).
5.3. Оповещение участников совещания, направление, при необходимости, в их адрес материалов для проработки и регистрацию приглашенных обеспечивает секретариат мэрии или аппарат мэра (заместителей мэра).
5.4. Работник протокольного сектора или работник аппарата мэра по ходу совещания ведет записи и не позднее следующего рабочего дня оформляет протокол, в котором указываются дата, время и место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствовавшего.
5.5. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указывается, кто выступил и содержание принятого решения, с определением ответственного за исполнение и срок реализации.
5.6. Общие требования к оформлению протокола совещания:
В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста располагается под реквизитом "заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня".
Основная часть текста протоколов делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме: 1. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ; 2. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ и т.д. Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной.
В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной части текста протоколов указываются инициалы и фамилии председателя и секретаря совещания.
В разделе "Присутствовали", при количестве участников свыше 15 человек, указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в порядке субординации должностей и с разбивкой по вопросам повестки дня.
В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности (сложности) и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?": "Об итогах...", "О деятельности...".
В кратких протоколах в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" - фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и выступлений, прилагаемых к протоколу со ссылкой на приложение. Например: "Текст доклада прилагается."
В протоколах полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).
В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.
5.7. Протоколы датируются и регистрируются в протокольном секторе, при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям для организации работы по выполнению решений и в сектор контроля исполнения.