8.1. Регистрация служебной корреспонденции - это фиксация факта поступления ее в мэрию путем проставления на документе регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в регистрационных формах.
8.2. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета и использования в справочных целях (как создаваемая в городской администрации, так и поступающая из других организаций и частных лиц).
Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из вышестоящих организаций.
8.3. Существуют отдельные документы, которые могут не регистрироваться (примерный перечень их дан в приложении N 7).
8.4. Регистрация служебной корреспонденции, поступившей в мэрию, производится централизованно: в секторе служебной корреспонденции отдела делопроизводства секретариата мэрии [при поступлении в сектор служебной корреспонденции, писем граждан и правовых актов они проходят только первоначальный учет и затем направляются в сектор писем Комитета по обращениям и жалобам граждан (письма) и Юридический комитет (правовые акты) для дальнейшей регистрации и организации работы].
Структурные подразделения мэрии (комитеты) регистрируют документы, адресованные им, самостоятельно.
8.5. Прием (передача) телефонограмм, адресованных мэру, его первым заместителям, производится в орготделе с регистрацией телеграмм в специальных журналах.
8.6. Телефаксы, поступившие в мэрию, регистрируются так же, как служебная корреспонденция, за исключением тех случаев, когда они поступают на иностранном языке. В этом случае из сектора служебной корреспонденции они передаются для перевода текста, а затем возвращаются в сектор, где регистрируются и направляются тому должностному лицу, которому адресованы.
Все служебные документы, зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции, за исключением писем граждан и правовых актов, направляются на исполнение через сектор служебной корреспонденции для фиксации информации, содержащейся в резолюциях.
При необходимости регистрационная карточка распечатывается и направляется исполнителю (приложение N 8).
8.7. Информация обо всех поступивших в сектор служебной корреспонденции документах фиксируется в ЭВМ. По документам, которые зарегистрированы в секторе, фиксируется также информация обо всех этапах их прохождения.
Подлежат фиксации:
1. Сведения о корреспонденте, дата, регистрационный индекс документа, краткое содержание документа.
2. Резолюция руководителя (включая фамилию исполнителя, которому дается поручение), дата, подпись автора резолюции, срок исполнения.
3. Ответы исполнителей на данные поручения, заключения соисполнителей.
4. Отметка об исполнении в форме краткой записи о решении вопроса по существу, об ответе автору, дата исполнения.
8.8. При регистрации в секторе служебной корреспонденции на служебных документах ставится входящий номер, состоящий из номера дела по номенклатуре, порядкового номера обращения, а также дата регистрации.
Входящий номер документа является и исходящим номером ответа на него. Инициативным документам присваивается исходящий номер, имеющий те же составляющие, что и входящий.
8.9. Входящий номер документа проставляется в нижнем правом углу документа.
8.10. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.
Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации.
В секторе служебной корреспонденции в целях удобства работы с документами и комплексного решения вопросов, в них поставленных, за одним и тем же номером регистрируются и документы, не являющиеся повторными, но поступившие из разных организаций по одному и тому же вопросу.
8.11. По всем повторным документам в секторе служебной корреспонденции подбираются дела из архива, которые вместе с поступившим документом направляются исполнителю.
В случае, если документ повторный, а при рассмотрении первого дело сформировано не было, исполнителю вместе с повторным документом направляется распечатка регистрационной формы, содержащейся в ЭВМ.