3.1. Документы, направляемые через сектор служебной корреспонденции адресатам, находящимся за рубежом, оформляются на официальных или специальных бланках для писем:
мэра;
первого заместителя мэра;
заместителя мэра.
3.2. Текст документа, как правило, печатается на русском языке (за исключением документов, направляемых по линиям факсимильной связи).
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
3.3. В реквизите "адресат" указывается вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные (дом, улица, город, почтовый индекс, страна).
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).
3.4. Заголовок к тексту не составляется.
3.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в мэрию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ в следующей форме: "На Ваше письмо от ... числа".
3.6. При регистрации документа, отправляемого за границу, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр письма имеет только дату подписания.
3.7. Одновременно с письмом исполнитель готовит конверт для отправки с адресом, напечатанным на иностранном языке, и указанием адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.