2.1. Документы, подготавливаемые в мэрии, должны иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".
2.2. Документы в мэрии должны оформляться на бланках определенного образца, изготовленных типографским способом.
2.2.1. Макеты бланков организационных и правовых актов мэрии разрабатываются секретариатом мэрии и представляются на утверждение мэра, руководителя аппарата мэрии.
Макеты бланков структурных подразделений мэрии разрабатываются в структурных подразделениях и утверждаются их руководителями.
При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.
2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматом А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм), А6 (105x148 мм). В мэрии используются бланки трех видов документов: организационных и правовых актов (формат А4) (приложения N 3, 4), писем (формат А4, А5) (приложения N 1, 2), резолюций (формат А6) (приложение N 5).
2.2.3. В аппарате мэрии Санкт-Петербурга применяются следующие утвержденные бланки для писем:
мэра;
первых заместителей мэра;
заместителей мэра;
структурных подразделений аппарата мэрии (секретариата мэрии, управления делами мэрии и др.).
2.2.4. Рекомендуется не применять бланки для ведения "внутренней" переписки. "Внутренней" считается переписка между структурными подразделениями аппарата мэрии, а также между должностными лицами названных структур.
2.2.5. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации. Использование ксерокопий бланков мэрии запрещено.
2.2.6. При объеме исходящих документов менее 200 в год типографские бланки допускается заменять резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должно соответствовать требованиям действующих государственных стандартов.
2.2.7. Указываемое в бланках наименование органа (должностного лица) - автора документа должно соответствовать наименованию, установленному соответствующим правовым актом.
2.3. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях, а также машинной обработке информации.
2.4. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа, заголовок к тексту, дата документа, индекс, текст, подпись. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
2.5. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках мэрии.
2.6. Наименование вида документа указывается на всех документах (распоряжение, приказ, справка и т.д.), кроме служебных писем, печатается прописными буквами.
2.7. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?". Печатается от границы левого поля (О-е положение табулятора).
Например:
О строительстве жилого дома
2.8. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является дата его подписания либо утверждения или составления. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: дату 1 апреля 1993 г. следует оформить: 01.04.93.
В текстах документов мэрии, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат (1 апреля 1993 г.).
2.9. Индекс документа - это порядковый номер для распоряжений, протоколов, приказов; для писем и иной служебной корреспонденции это входящий или исходящий номер.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах.
2.10. На отправляемых документах указывается реквизит "адресат". Документы адресуются предприятиям (учреждениям, организациям) или конкретному должностному лицу.
Например: Николаевский судостроительный