1.1. Настоящая Инструкция является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота, создание и печатание документов, порядок работы с документами и письмами граждан в мэрии, контроль за их рассмотрением и исполнением, составления номенклатур и формирования дел, подготовки документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот мэрии. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы управленческого аппарата, на своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности города.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами на организационно-распорядительные документы, правилами и нормами, установленными законодательством в части, относящейся к организации работы с документами, Временным регламентом работы мэрии Санкт-Петербурга.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию системы делопроизводства в аппарате мэрии и иных ее структурных подразделениях, местных администрациях.
1.4. Комитеты и иные структурные подразделения мэрии могут организовывать и вести делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых специальных инструкций и других нормативно-методических документов, если они не противоречат настоящей Инструкции. Инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями комитетов (подразделений).
1.5. Положения данной Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники.
1.6. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в аппарате мэрии, ее структурных подразделениях возлагается на их руководителей, которые, как правило, определяют ответственного за ведение делопроизводства. Функции ответственного за ведение делопроизводства определяются должностной инструкцией.
1.7. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований данной Инструкции возлагается на секретариат мэрии.
1.8. В мэрии устанавливается смешанная система делопроизводства, по которой
централизованно:
в секретариате мэрии ведется организационно методическая работа по вопросам документационного обеспечения, подготовка проектов поручений по исполнению документов, адресованных мэру, первым заместителям и заместителям мэра;
в протокольном секторе секретариата мэрии осуществляется регистрация и выпуск правовых актов мэрии;
в секторе служебной корреспонденции отдела делопроизводства секретариата мэрии осуществляется прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции, регистрация документов, адресованных мэру, первым заместителям (заместителям) мэра, справочная работа;
в секторе писем Комитета по обращениям и жалобам мэрии осуществляется делопроизводство по письмам граждан;
в Юридическом комитете мэрии ведется работа по подготовке поручений комитетам и другим структурным подразделениям мэрии по исполнению правовых актов вышестоящих органов, поступающих в мэрию;
в секторе контроля секретариата мэрии осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению поручений мэра, первых заместителей и заместителей мэра, планов работ мэрии, правовых актов мэрии и их подготовке;
в отделе координации и контроля секретариата мэрии осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению отдельных поручений мэра;
в приемной мэрии ведется делопроизводство по обращениям граждан и организаций и контроль за их рассмотрением;
децентрализованно:
в структурных подразделениях мэрии осуществляется регистрация, рассмотрение, справочная работа по документам, адресованным в эти подразделения непосредственно.
1.9. Требования настоящей Инструкции распространяются на все служебные документы мэрии несекретного характера и обязательны для сотрудников мэрии. Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.
1.10. Сотрудники мэрии несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.
1.11. Передача документов и их копий из подразделений мэрии работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.
1.12. Неоднократное грубое нарушение требований данной Инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника мэрии.