3.1 Контроль за ходом исполнения документа и поручения осуществляется до истечения срока их исполнения в следующем порядке:
заданий последующих лет - не реже одного раза в год;
заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
заданий текущего месяца - каждые 10 дней, за пять дней и затем ежедневно до истечения срока исполнения документа и поручения;
3.2 За исполнением документов и поручений в установленные сроки осуществляется сплошной контроль, за полнотой и качеством исполнения документов и поручений - выборочный.
3.2.1 Основной формой выборочного контроля за исполнением документов и поручений является проверка их исполнения, результаты которой могут стать предметом рассмотрения губернатора области или коллегии при губернаторе области.
3.2.1 Ход исполнения обращений, как правило, не проверяется, а контролируется факт их исполнения на дату истечения установленного срока исполнения документа.
3.3 Ответственность за контроль исполнения документа и поручения по срокам, объему и качеству исполнения возлагается на соответствующих руководителей администрации области, ее структурных подразделений и аппарата в зависимости от степени их ответственности за участок работы, которому посвящен документ и поручение, в соответствии с их функциональными обязанностями, а также степени их участия в подготовке проектов.
3.3.1 Если проект документа и поручения губернатора области разрабатывался соответствующим структурным подразделением, то ответственность за контроль исполнения документа и поручения возлагается, как правило, на данное структурное подразделение.
3.3.2 Если структурное подразделение администрации области и аппарата определено в качестве исполнителя, ответственность за контроль исполнения документа и поручения возлагается на другое структурное подразделение или соответствующего руководителя администрации области.
3.4.Документы и поручения рассматриваются руководителями структурных подразделений в сроки, установленные п.2.7 настоящей Инструкции.
3.5 Руководитель структурного подразделения вправе обратиться к руководителю администрации области, ответственному за контроль исполнения документа и поручения или давшему указание об их исполнении, с аргументированными предложениями о внесении изменений и дополнений в организацию исполнения документа и поручения, но не позднее следующего дня после их получения.
3.6 Передача документа и поручения непосредственному их исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа и поручения руководителем структурного подразделения.
3.7 Ответственный за контроль специалист структурного подразделения безотлагательно информирует отделы по контролю и по взаимодействию с территориями о непосредственном исполнителе документа и поручения и времени их получения для постановки на учет.
3.8 Если документ и поручение пересылаются структурным подразделением администрации области на исполнение в подведомственную организацию с последующим его информированием, вместе с документом направляется экземпляр машинограммы контрольной карточки. В установленный срок машинограмма контрольной карточки возвращается в структурное подразделение с кратким изложением результатов исполнения документа и поручения.
3.9 Не позднее чем за 3-5 дней до истечения промежуточного срока исполнения документа и поручения исполнитель (ответственный исполнитель) представляет в отделы по контролю и по взаимодействию с территориями письменную информацию (доклад) о принятых мерах по исполнению документа и поручения и ходе их исполнения, а также копии принятых в их исполнение организационно-распорядительных документов. В случае возникновения затрудняющих своевременное исполнение документа и поручения обстоятельств указываются их причины, принимаемые меры и предложения по обеспечению качественного и своевременного исполнения документа и поручения.
3.10 Руководители структурных подразделений администрации области и аппарата систематически контролируют состояние исполнительской дисциплины в подведомственных подразделениях и принимают совместные меры по обеспечению исполнения документов и поручений качественно, в полном объеме и в установленный срок.
3.11 После постановки на контроль документа и поручения консультант-референт руководителя администрации области, осуществляющего общее руководство структурным подразделением исполнителем (ответственным исполнителем):
запрашивает у исполнителя (ответственного исполнителя) план организационных мероприятий по исполнению документа и поручения по приоритетным направлениям деятельности администрации области или комплексу проблем, а также с длительным сроком исполнения;
участвует в заседании коллегии или совещании у руководителя структурного подразделения - исполнителя (ответственного исполнителя), оказывает ему организационную помощь по исполнению документа и поручения;
запрашивает у исполнителя (ответственного исполнителя) информацию о ходе исполнения документа и поручения;
по личной инициативе или по указанию руководителя администрации области проверяет ход исполнения документа и поручения, привлекает с разрешения руководителя необходимых специалистов, участвует в проверке, проводимой отделом по контролю;
ежедневно просматривает контрольную картотеку и регулирует ход исполнения документа и поручения;
до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа и поручения предупреждает руководителя структурного подразделения - исполнителя (ответственного исполнителя) о приближении срока их исполнения;
при необходимости принимает меры к объединению усилий консультантов-референтов других руководителей администрации области, руководителей и специалистов подведомственных им структурных подразделений по исполнению качественно и в установленный срок документа и поручения;
в случае истечения установленных сроков исполнения документа и поручения незамедлительно информирует об этом руководителя администрации области, руководителей соответствующих структурных подразделений и аппарата для принятия необходимых мер;
еженедельно информирует руководителя администрации области о состоянии исполнения документов и поручений, находящихся на контроле; в необходимых случаях - с вызовом их исполнителей (ответственных исполнителей).
3.12 Отдел по контролю постоянно проводит проверки исполнения документов и поручений в администрации области. При необходимости привлекает к участию в них различных специалистов.
3.13 Специалисты отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства ежедневно просматривают контрольные картотеки, напоминают исполнителям (ответственным исполнителям), ответственным за контроль специалистам структурных подразделений и консультантам-референтам руководителей администрации области о приближении или истечении сроков исполнения документа и поручения.