4.1 Снятие документа и поручения с контроля осуществляется только после их своевременного, качественного и в полном объеме исполнения: выполнения указания руководителя об исполнении конкретного мероприятия, подготовки ответного документа в виде заключения, предложений и других материалов, получения ответа на инициативный документ, принятия решения губернатором области или другого документированного подтверждения факта исполнения.
4.1.1 Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний коллегии и совещаний у губернатора области с формулировками "представить", "внести", "доложить", "проинформировать", "подготовить проект областного закона", считаются исполненными, если подготовленные документы не возвращены на доработку и по ним руководителем администрации области принято решение, являющееся основанием для снятия поручений с контроля.
4.1.2 Результаты исполнения инициативного документа определяются его автором.
4.2 Для обобщения сведений и подготовки ответственным исполнителем информации (доклада) о результатах исполнения документа и поручения или проекта письма-ответа исполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые материалы в установленный им срок, но не позднее 3-5 дней до истечения установленного руководителями администрации области срока исполнения документа и поручения.
4.3 Содержание информации (доклада) о результатах исполнения документа и поручения должно быть ясным, кратким, обоснованным, изложено языком, не допускающим различного толкования; обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем подробной информации с указанием по каждому заданию выполненных конкретных действий и определением конкретных результатов исполнения (в сравнении с предыдущими периодами времени), фактической даты исполнения или их невыполнении с аргументированным объяснением причин и проблем, предпринимаемых конкретных мер по их устранению для выполнения документа и поручения, с изложением предложений, направленных на изменение создавшейся ситуации, а также мотивированной просьбы о снятии с контроля документа и поручения или изменении сроков их исполнения. Ссылка на основные нормативные правовые акты по проблеме и поручения руководителей администрации области обязательна.
4.3.1 Информация (доклад), представляемая на рассмотрение губернатора области, должна быть подписана руководителем структурного подразделения - исполнителем (ответственным исполнителем), которому дано поручение, завизирована первым заместителем или заместителем губернатора области в соответствии с распределением их обязанностей и данными им губернатором области поручениями.
4.3.2 К информации (докладу) об исполнении документа и поручения, проекту письма-ответа прилагаются подлинники документов (за исключением федеральных и областных нормативных правовых актов, актов губернатора области, которые представляются в копиях), по которым были даны поручения, подлинники поручений руководителей администрации области и материалов, на основании которых подготовлена информация (доклад). В случае проведения ответственным за контроль исполнения документа и поручения проверки хода их исполнения, служебного расследования и других контрольных мероприятий прилагаются также их результаты.
4.3.3 Просьба в информации (докладе) о снятии с контроля или изменении сроков исполнения документа и поручения, привлечении к ответственности исполнителей за неисполнение или ненадлежащее исполнение документа и поручения может быть оформлена соответствующим проектом акта губернатора области.
4.4. На отдельных документах оформляются отметки об их исполнении.
4.4.1 Отметка об исполнении входящего документа, по которому не предусмотрена подготовка ответа, оформляется его исполнителем (ответственным исполнителем) на нижнем поле первого листа документа слева и содержит краткие сведения о его исполнении, просьбу о снятии с контроля, подпись исполнителя, слова "В дело", после снятия документа с контроля - дату и подпись руководителя.
4.4.2 Отметка об исполнении инициативного документа оформляется его автором на отпуске письма, хранящегося в секторе исходящих документов канцелярии отдела делопроизводства.
4.5 На отпуске исходящего документа оформляются визы руководителей администрации области и ее структурных подразделений, подготовивших документ, а также тех руководителей, с которыми в соответствии с резолюцией руководителя администрации области документ согласовывался.
4.5.1 Отметка о непосредственном исполнителе исходящего документа: фамилия и номер его служебного телефона проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.
4.6 Информации (доклады) об исполнении документов и поручений, проекты писем-ответов, документы с отметками об исполнении, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются их исполнителям (ответственным исполнителям) для доработки и повторного представления.
4.7 Информация (доклад) об исполнении документа и поручения с просьбой о снятии с контроля или изменении срока их исполнения, проект письма-ответа, документ с отметкой об исполнении представляются исполнителем (ответственным исполнителем) консультанту-референту соответствующего руководителя администрации области за 1-3 дня до истечения установленного срока исполнения документа и поручения или месячного срока с даты подписания поручения, если срок исполнения не указан.
4.8 Информация (доклад) об исполнении документа и поручения, проект письма-ответа, оформление отметки об исполнении документа изучаются консультантом-референтом соответствующего руководителя администрации области и с его заключением о полноте и качестве исполнения документа и поручения докладываются руководителю администрации области. Одновременно с информацией (докладом) представляется контрольное дело на документ и поручение.
4.9 Информации (доклады) об исполнении отдельных пунктов плана мероприятий или программы направляются первым заместителям и заместителям губернатора области, осуществляющим общее руководство соответствующими структурными подразделениями администрации области и аппарата - исполнителями, для рассмотрения и визирования, которые затем передаются руководителю администрации области, ответственному за контроль исполнения плана мероприятий или программы в целом, для обобщения и доклада губернатору области.
4.10 Документы и поручения снимаются с контроля решениями руководителей администрации области по принадлежности постановки их на контроль в соответствии с п.1.5 настоящей Инструкции. Наиболее значимые документы федеральных органов государственной власти и Законодательного Собрания области, акты губернатора области по приоритетным направлениям деятельности администрации или комплексу проблем могут сниматься с контроля актами губернатора области.
4.10.1 Если по представленным материалам о снятии документа и поручения с контроля даны новые поручения, дальнейший контроль осуществляется на их основании.
4.11 Решение о снятии с контроля документа и поручения в целом или отдельных их пунктов, изменении сроков их исполнения фиксируется на первом листе информации (доклада) о результатах исполнения документа и поручения и содержит слова "С контроля снять", "Срок контроля продлить до .....", подписывается руководителем администрации области с указанием даты снятия с контроля или изменения сроков их исполнения.
4.12 Отметка об исполнении документа и поручения в машинограмме контрольной карточки должна включать: краткие сведения об исполнении документа и поручения, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; при наличии такого документа - ссылку на его дату и номер, отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ и поручение, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ и поручение, дату.
4.13 Сектор входящих документов канцелярии отдела делопроизводства оперативно обеспечивает передачу информаций (докладов) об исполнении документов и поручений, отпусков писем-ответов, входящих документов, по которым не предусмотрена подготовка ответов, с отметкой о их исполнении в отделы по контролю и по взаимодействию с территориями.
4.14 Отделы по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства, получив информацию (доклад) об исполнении документа и поручения, отпуск письма-ответа или входящий документ, по которому не предусмотрена подготовка ответа с отметкой о его исполнении, и решения по ним руководителей администрации области, оставляют документ и поручение на учете или снимают их с учета, вносят соответствующие отметки в автоматизированную базу данных.
4.15 После снятия документа и поручения с контроля и учета копии исполненных документа и поручения вместе с копией информации (доклада) о результатах их исполнения в 10-дневный срок передаются исполнителем (ответственным исполнителем) в службу делопроизводства структурного подразделения для дооформления контрольного дела.
4.16 Исполнитель (ответственный исполнитель) обеспечивает контроль за прохождением документа и поручения в администрации области до снятия их с контроля и учета.
4.17 Документы федеральных органов государственной власти и Законодательного Собрания области считаются снятыми с контроля и учета в администрации области, если их авторам направлены письма-ответы. В случае продления федеральными органами государственной власти и Законодательным Собранием области срока исполнения документа он ставится на контроль в администрации области как вновь поступивший.
4.18 Специалисты отделов по контролю, по взаимодействию с территориями и делопроизводства, консультанты-референты, ответственные за контроль специалисты структурных подразделений администрации области и аппарата ведут контрольные картотеки документов и поручений.