3 Функции
3.1 По организации личного приема:
3.1.1 разрабатывает ежемесячный график приема граждан руководством администрации области и руководителями отделов, управлений, комитетов и департаментов и вносит его на утверждение губернатору области;
3.1.2 ведет предварительную запись граждан на прием к руководству администрации области и руководителям отделов, управлений, комитетов и департаментов, выясняя характер вопросов, с которыми посетители обращаются в отдел;
3.1.3 ведет ежедневный прием граждан, оказывает возможное содействие в разрешении их просьб, дает необходимые разъяснения и рекомендации по существу поднимаемых вопросов.
3.2 По организации работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан в аппарате администрации области:
3.2.1 осуществляет прием, ведение информационно-поисковой системы по корреспонденции, автоматизированную регистрацию обращений граждан;
3.2.2 в соответствии с распределением обязанностей между руководством администрации области представляет на рассмотрение обращения, требующие принятия конкретных мер; совместно с консультантами-референтами и специалистами приемных обеспечивает оперативное прохождение и исполнение писем и устных обращений граждан в аппарате администрации;
3.2.3 направляет для рассмотрения по принадлежности обращения, решение поставленных вопросов в которых относится к ведению органов администрации области и местного самоуправления городов и районов области, предприятий, учреждений и организаций, одновременно ставит в известность об этом авторов обращений. Проверяет отдельные жалобы с выездом на место. Дает разъяснения по вопросам, не требующим рассмотрения руководством области;
3.2.4 ведет справочно-информационную работу по письменных и устным обращениям граждан;
3.2.5 осуществляет контроль по срокам за исполнением обращений в аппарате администрации, ежемесячно обобщает его результаты и информирует руководство администрации о состоянии исполнительской дисциплины;
3.2.6 систематически изучает и анализирует поступившие в администрацию области обращения граждан, готовит для руководства администрации обзоры и информации, вносит предложения по улучшению организации личного приема и рассмотрения письменных обращений граждан;
3.2.7 ежегодно до 01.02. направляет в Администрацию Президента Российской Федерации сведения о количестве и характере обращений граждан в администрацию области.
3.3 Осуществление контроля за организацией работы по рассмотрению письменных и устных обращений населения в органах администрации области и структурных подразделениях ее аппарата:
3.3.1 контролирует сроки рассмотрения обращений, направленных для исполнения руководством администрации области, в органах администрации области и структурных подразделениях ее аппарата.
3.3.2 проверяет по поручению руководства администрации состояние дел по рассмотрению обращений граждан в органах администрации области и структурных подразделениях ее аппарата, вносит предложения по результатам проверок руководству администрации области.
3.4 По изучению и обобщению опыта работы с обращениями граждан, внедрению его в практику, оказанию методической помощи работникам органов администрации области и местного самоуправления, территориальных федеральных органов исполнительной власти по вопросам, относящимся к компетенции отдела:
3.4.1 участвует в обучении, повышении квалификации работников, ответственных за делопроизводство и организацию работы с обращениями граждан;
3.4.2 анализирует состояние работы с жалобами, заявлениями и предложениями граждан в органах администрации области и местного самоуправления, готовит аналитические и информационные материалы; при необходимости выезжает в органы местного самоуправления городов и районов области;
3.4.3 изучает опыт работы с обращениями граждан, осуществляет его внедрение в практику.
3.5 По обучению (совместно с отделом по вопросам государственной службы и кадров и отделом делопроизводства аппарата администрации области) ответственных за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях аппарата администрации области, повышению квалификации и консультированию работников аппарата администрации по вопросам, относящимся к компетенции отдела:
3.5.1 организует систематическое обучение ответственных за работу с обращениями граждан в структурных подразделениях аппарата администрации области в соответствии с планами, а также индивидуально;
3.5.2 организует повышение квалификации работников аппарата по вопросам работы с обращениями граждан, проводит инструктаж, консультирует работников по этим вопросам.
3.6 По формированию и оформлению по обращениям граждан дел, их хранению и своевременной передаче в архив администрации области:
3.6.1 формирует дела в соответствии с номенклатурой дел и требованиями Типового положения о ведении делопроизводства по обращениям граждан;
3.6.2 проводит экспертизу ценности документов, выделяет к уничтожению документы, не подлежащие хранению, оформляет своевременную передачу в архив документов с постоянным сроком хранения;
3.6.3 обеспечивает в течение трех лет хранение дел, законченных делопроизводством.