3.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции с обращениями граждан
Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация письменных обращений граждан;
направление письменных обращений граждан на рассмотрение;
рассмотрение письменных обращений граждан;
подготовка ответов на письменные обращения граждан;
организация личного приема граждан.
3.2. Прием и регистрация письменных обращений граждан
Прием и регистрация письменных обращений граждан, поступивших в Администрацию Курской области, производится структурой, ответственной за работу с обращениями граждан, специалистом, ответственным за работу с письменными обращениями граждан.
Специалист, ответственный за работу с письменными обращениями граждан, поступившими по почте, или в электронной форме:
(абзац в ред., введенной в действие постановлением Губернатора Курской области от 6 сентября 2011 года № 374-пг, - см. предыдущую редакцию)
проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки;
возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеивает), к тексту письма подкалывает конверт.
Поступившие оригиналы документов (удостоверяющие личность и т.д.), денежные купюры, приложенные к письменному обращению, возвращаются заявителю лично или ценной бандеролью.
На письменные обращения, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда при вскрытии конвертов обнаружена недостача документов, упомянутых автором письменного обращения, составляется акт по прилагаемой форме (приложение N 2). Экземпляр акта приобщается к поступившему обращению.
Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится специалистами, ответственными за работу с письменными обращениями граждан.
Специалист, ответственный за работу с письменными обращениями граждан, по просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре письменного обращения проставляет штамп с указанием наименования органа государственной исполнительной власти Курской области, даты приема письменного обращения либо с указанием инициалов уполномоченного на то лица, даты приема письменного обращения.
Специалист, ответственный за работу с письменными обращениями граждан, проверяет правильность оформления письменного обращения в соответствии с действующим законодательством. Письменные обращения непосредственно от граждан, не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа, не принимаются, о чем разъясняется гражданину.
Специалист, ответственный за работу с письменными обращениями граждан, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю и принять необходимые меры безопасности.
Письменные обращения граждан с пометкой "лично" передаются адресату без вскрытия конверта (пакета).
В случае если письменное обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в установленном порядке.
Обращения граждан, поступившие в форме электронного документа, принимаются, распечатываются на бумажном носителе и передаются на регистрацию.
(абзац в ред., введенной в действие постановлением Губернатора Курской области от 6 сентября 2011 года № 374-пг, - см. предыдущую редакцию)
Письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления.
Специалист, ответственный за работу с письменными обращениями граждан:
на лицевой стороне первого листа обращения в правом верхнем свободном углу проставляет регистрационный штамп с указанием: регистрационного номера, состоящего из первой буквы района или города, откуда поступило обращение (если обращение поступило из другого региона, то проставляется обозначение Рз), первой буквы фамилии заявителя (если обращение коллективное или без подписи и данных о заявителе, то проставляется обозначение Кол или б/п соответственно), его порядкового номера и номера, соответствующего очередности поступления обращения от данного заявителя по одному и тому же вопросу. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом обращения, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла обращения;
указывает в регистрационной карточке автоматизированной системы обработки данных по обращениям граждан (далее - АСОД) фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес (приложение N 3). Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;