1. Документы, подготовленные в аппарате Комитета, должны иметь свои реквизиты и определенный порядок их расположения согласно ГОСТу.
2. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях.
Письма, информации, докладные записки, справки и другие документы необходимо излагать четко, последовательно и кратко; содержащиеся в них просьбы и предложения должны быть аргументированными. Письмо, как правило, должно содержать один вопрос.
3. Наименование вида указывается на всех документах (приказ, распоряжение, протокол, справка, информация и т.д.), кроме служебных писем.
4. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "о чем?"
5. Дата и индекс являются обязательными реквизитами документов. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является дата его подписания либо утверждения или составления.
6. На отправляемых документах указывается адресат.
Документы адресуются в организации или их структурные подразделения, например:
Администрация г. Нальчика
Отдел внешнеэкономических
отношений
г. Нальчик, ул. Советская, 70
Допускается адресование документов конкретному лицу, например:
Главе Администрации
Майского района
МЕРКУЛОВУ Е.В.
При адресовании документа нескольким однородным организациям адресат может быть обозначен обобщенно, например:
Главам администраций
районов и городов КБР
При направлении документов в несколько адресов на документе допускается не более четырех адресов. При большем количестве адресатов на каждом экземпляре указывается только один адрес и составляется список на рассылку.
При адресовании документа частному лицу вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы, например:
г. Прохладный
ул. Головко, 87
Голикову П.А.
7. Обязательным реквизитом письма является подпись. Она состоит из наименования должностного лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалов и фамилии).
Письма в вышестоящие органы отправляются адресатам только в первом экземпляре и подписываются Председателем ГКИ КБР, а в его отсутствие - заместителем, на которого возложено исполнение обязанностей.
8. Визирование на служебных документах - официальных письмах, запросах, ответах и т.д. - производится на втором экземпляре.
9. Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения. Оно удостоверяет подлинность подписи должностного лица. Копии приказов, распоряжений Председателя Комитета, выписки из решений Коллегии заверяются печатью общего отдела.