1. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры АС КБР (УЦГА и УЦДНИ):
регистрация заявки;
проведение в установленном порядке экспертизы документов на предмет рассекречивания и подготовка заключения для Комиссии;
информирование пользователя о результате рассмотрения заявки;
техническое оформление результатов рассекречивания;
информирование пользователя о переводе заявленных документов на режим открытого доступа.
2. Поступившие в АС КБР (УЦГА и УЦДНИ) заявки пользователей на рассекречивание документов регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день. Регистрация заявки является юридическим фактом, служащим основанием для начала ее рассмотрения.
После регистрации запрос рассматривается руководством АС КБР и передается в сектор. Должностное лицо за организацию рассекречивания документов передает запрос на исполнение в структурные подразделения (УЦГА и УЦДНИ), где запрос изучается должностными лицами, ответственными за планирование и исполнение работ по рассекречиванию. Заведующий сектором докладывает предложения структурных подразделений руководителю АС КБР, который на их основании выносит письменную резолюцию на заявке пользователя с указанием возможности, сроков рассекречивания заявленных документов. Данная резолюция является юридическим фактом для начала работы по рассекречиванию документов. О принятом решении зав. сектором письменно информирует заявителя в 10-дневный срок с момента вынесения резолюции.
АС КБР при необходимости уведомляет заявителя о предоставлении им дополнительных сведений для исполнения запроса.
3. Государственная услуга по рассекречиванию архивных документов по заявкам пользователей исполняется должностными лицами АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), имеющими необходимые полномочия для выполнения этого вида работы, в установленном нормативно-методическими документами порядке.
Информация о ходе рассекречивания относится к категории служебной информации и до пользователя не доводится.
После получения решения Комиссии и проведения технического оформления результатов рассекречивания зав. сектором докладывает руководству АС КБР о выполнении заявки и информирует об этом пользователя. Предоставление доступа к рассекреченным документам осуществляется на общих основаниях в структурных подразделениях АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственными за обслуживание пользователей в читальном зале и работу по использованию документов. При этом доступ к рассекреченной конфиденциальной персональной информации ограничивается в соответствии с действующим законодательством.
4. Максимальный срок выполнения действия не лимитируется и зависит от объема работы и штатно-технических возможностей АС КБР. Минимальный срок выполнения услуги составляет не менее 3 месяцев.
5. Должностные лица АС КБР (УЦГА и УЦДНИ), ответственные за предоставление государственной услуги по рассекречиванию документов по заявкам пользователей, могут принять решение:
- о приоритетном исполнении заявки в зависимости от ее целей и общественного значения;
- о неполном (частичном) исполнении заявки с учетом возможностей архивов и характера документов;
- о приостановлении, продлении или прекращении выполнения заявки, если в процессе экспертизы дел будет установлено наличие в них:
документов, требующих дополнительных процедур, не зависящих от АС КБР;
документов федерального уровня;
документов с конфиденциальной персональной информацией, не подлежащей конвертованию или обособлению иными способами;
документов в ветхом состоянии, требующих реставрации или ремонта перед их использованием.