3.1. Карточка образцов подписей (далее - карточка), заверенная в соответствии с настоящим Порядком, представляется клиентами в министерство финансов в двух экземплярах. В случае нотариального заверения карточки заверяется один ее экземпляр, второй принимается после сличения образцов с нотариально заверенным экземпляром карточки.
3.2. Карточка подписывается руководителем и главным бухгалтером (иными уполномоченными лицами) клиента, которому открывается лицевой счет. Если в штате нет должности главного бухгалтера (другого должностного лица, выполняющего его функции), карточка подписывается только руководителем (иным уполномоченным лицом). В этом случае в графе "Фамилия, имя, отчество" вместо указания лица, наделенного правом второй подписи, делается запись "бухгалтерский работник в штате не предусмотрен", в соответствии с которой платежные документы считаются действительными при наличии на них одной первой подписи. При открытии лицевого счета клиенту, являющемуся главным распорядителем средств, карточка образцов подписей подписывается руководителем и главным бухгалтером (иными уполномоченными лицами) главного распорядителя средств и скрепляются оттиском гербовой печати главного распорядителя средств. Другой удостоверительной надписи не требуется.
3.3. На каждом экземпляре карточки образцов подписей клиента указывается код бюджетополучателя клиента. Право первой подписи принадлежит руководителю клиента, а также иным уполномоченным им лицам. Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру и/или лицам, уполномоченным руководителем клиента на ведение бухгалтерского учета.
Работникам клиента, подписи которых не включены в карточку, документы выдаются на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (приложение 5). По истечению срока действия доверенности доверенность хранится в юридическом деле клиента.
3.4. Дополнительные экземпляры карточки могут быть истребованы от клиента, если это необходимо по условиям размещения отделов министерства финансов. Дополнительные экземпляры карточки принимаются после сличения с заверенными в соответствии с настоящим Порядком экземплярами карточки. Заверение дополнительных экземпляров карточки вышестоящей организацией или в нотариальном порядке не требуется.
3.5. При смене руководителя или главного бухгалтера клиента представляется новая карточка с образцами подписей всех лиц, имеющих право первой и второй подписи, заверенная в соответствии с настоящим Порядком.
При назначении временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера клиента дополнительно представляется временная карточка только с образцом подписи лица, временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера, заверенная вышестоящей организацией или нотариально. Одновременно с карточкой клиент представляет приказ о назначении временно исполняющего обязанности руководителя (главного бухгалтера).
3.6. При временном предоставлении лицу права первой или второй подписи, а также при временной замене одного из лиц, уполномоченных руководителем и главным бухгалтером клиента, новая карточка не составляется, а дополнительно представляется временная карточка только с образцом подписи временно уполномоченного лица с указанием срока ее действия. Эта временная карточка подписывается руководителем и главным бухгалтером клиента и заверяется вышестоящей организацией. Одновременно с временной карточкой представляется копия приказа о назначении временно исполняющего обязанности руководителя или главного бухгалтера.
Все первые экземпляры ранее представленных карточек хранятся в юридическом деле клиента. Порядок и сроки хранения дополнительных экземпляров карточек, подлежащих замене, осуществляется в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.