3.1. Регистрация документов, поступающих на имя Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области, их сканирование и направление электронной версии в соответствующий секретариат осуществляются в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.
3.2. Введение резолюций руководства (контролёра и других исполнителей), текста резолюции, даты резолюции, плановой даты исполнения, отметки о необходимости возврата документа, формирование задачи и направление по маршруту электронной версии документа осуществляются в секретариатах Губернатора Астраханской области, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области.
3.3. Проверка правильности ввода резолюций, введение информации о местонахождении документа осуществляются в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.
3.4. Введение информации об исполнении на этапе пилотной эксплуатации СЭД осуществляется в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области, в дальнейшем - исполнителями (сотрудниками секретариатов руководителей, сотрудниками, ответственными за делопроизводство в исполнительных органах государственной власти и структурных подразделениях администрации Губернатора Астраханской области).
3.5. Снятие с контроля исполненных документов и ввод информации о списании их в дело осуществляется в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора области.
3.6. На основании данных о прохождении документов управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области ежемесячно готовится информация об исполнении поручений по служебной корреспонденции.
3.7. Регистрация исходящих инициативных документов и документов - ответов на входящую служебную корреспонденцию от имени Губернатора, вице-губернатора - председателя Правительства Астраханской области, заместителей председателя Правительства Астраханской области, руководителя администрации Губернатора Астраханской области осуществляется в отделе служебной корреспонденции управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области.
На пилотной стадии эксплуатации СЭД электронный документооборот сопровождается документами на бумажном носителе.
4. Регистрация и учёт принятых распоряжений и постановлений Губернатора, Правительства Астраханской области
4.1. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства Астраханской области готовятся исполнительными органами государственной власти, структурными подразделениями администрации Губернатора Астраханской области (далее - ответственный). Ответственный размещает в СЭД электронную версию проекта и карточки согласования. Проект визируется руководителем исполнительного органа государственной власти, структурного подразделения администрации Губернатора Астраханской области, внёсшего проект.
4.2. Ответственным определяется маршрут согласования проекта правового акта в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области, утвержденной постановлением Губернатора Астраханской области от 04.05.2005 N 309, и направляется на согласование.
4.3. Доработанный, согласованный проект правового акта, прошедший правовую экспертизу, направляется ответственным на бумажном и электронном носителях в управление делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области для редактирования и оформления.
4.4. Оформленные проекты правовых актов Губернатора Астраханской области на бумажном и электронном носителях управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области направляются в секретариат руководителя администрации Губернатора Астраханской области для визирования руководителем администрации Губернатора Астраханской области, затем на подпись Губернатору Астраханской области.
Оформленные проекты правовых актов Правительства Астраханской области на бумажном и электронном носителях включаются управлением делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области в повестку дня заседания Правительства Астраханской области.
После принятия на заседании Правительства Астраханской области проекты правовых актов проходят визирование в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации Губернатора Астраханской области и направляются на подпись Губернатору Астраханской области.
4.5. Регистрация, учёт принятых распоряжений и постановлений Губернатора, Правительства Астраханской области, прикрепление текстов правовых актов к регистрационным данным, вторичная обработка документов (роспись рассылки документов, отправка) осуществляются в отделе распорядительных документов управления делопроизводства администрации Губернатора Астраханской области с помощью СЭД в течение 3 дней с даты подписания документа.
Пункты 4.1 - 4.4 настоящего Порядка реализуются при условии внедрения модулей "Подготовка и согласование проектов правовых актов Губернатора Астраханской области", "Подготовка и согласование проектов правовых актов Правительства Астраханской области".