ПРЕЗИДЕНТ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

УКАЗ

от 11 декабря 1997 года N 129

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ ГОСУДАРСТВЕННЫХ СЛУЖАЩИХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ РЕСПУБЛИКИ ТЫВА

Утратил силу Указом Председателя Правительства Республики Тыва от 19.02.2007 г N 48

В соответствии с Законом Республики Тыва от 18 марта 1997 г. "О государственной службе" ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Положение о порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Республики Тыва (прилагается).

2. Государственным органам Республики Тыва формирование личных дел государственных служащих производить в соответствии с настоящим Положением

3. Рекомендовать органам местного самоуправления Республики Тыва руководствоваться данным Положением при оформлении личных дел муниципальных служащих.

Президент Республики Тыва

Ш.Ооржак

Утверждено
Указом Президента
Республики Тыва
от 11 декабря 1997 г. N 129

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Республики Тыва от 18 марта 1997 г. "О государственной службе" и определяет временный порядок ведения личных дел государственных служащих государственной службы республики до выхода федерального закона и других нормативных правовых актов по данному вопросу. Устанавливается порядок комплектования, ведения и хранения личных дел государственных служащих.

1.2. Положение не распространяется на работников, занимающих должности, включаемые в штатные расписания государственных органов Республики Тыва для технического обеспечения их деятельности.

1.3. Личное дело государственного служащего - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о государственном служащем, прохождении им государственной службы.

1.4. Личные дела государственных служащих ведутся кадровыми службами соответствующих государственных органов и при переводе служащих передаются по новому месту их службы по акту передачи.

Ведение нескольких личных дел одного государственного служащего не допускается.

1.5. Сбор и внесение в личные дела сведений о политической и религиозной принадлежности, частной жизни государственных служащих запрещены.

1.6. Личное дело оформляется после издания постановления, распоряжения или приказа о назначении на государственную должность.

2. Состав документов, включаемых в личное дело

2.1. При ведении личного дела в него включаются документы, закрепляющие процесс поступления гражданина на государственную службу и её прохождения.

2.2. Устанавливается следующий состав документов и порядок их расположения при ведении личного дела:

Дополнение к анкете

Анкета

Автобиография

Документы, подтверждающие профессиональное образование, переподготовку и повышение квалификации

Личное заявление

Справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении введений об имущественном положении Медицинское заключение о состоянии здоровья

Письменный трудовой договор (контракт) (при необходимости)

Копия документа о назначении на государственную должность.

Две фотографии размером 4x6 см.

Опись документов, находящихся в личном деле

2.3. Для государственного служащего" назначенного на государственную должность государственной службой Республики Тыва категории "Б" - представление лица, замещающего государственную должность категории "А".

2.4. После заведения личного дела в него поступают все основные документы, отражающие изменения, возникающие в период прохождения государственным служащим государственной службы. Сведения об изменениях заносятся в дополнение в анкете.

К таким сведениям относятся: документы, подтверждающие изменения анкетно -биографических данных государственного служащего (например, копия свидетельства о браке) и документы, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества государственного служащего (характеристики, отзывы" аттестационные листы, справки - объективки, т.е. биографические справки, содержащие анкетные данные государственного служащего и краткое описание его трудовой деятельности, копии документов об окончании учебных заведений и получении дополнительной специальности, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, выписки из приказов о поощрении, об объявленных государственному служащему дисциплинарных взысканиях и др.).

2.5. В личное дело государственного служащего, допущенного к государственной тайне, включается договор (контракт) об оформлении допуска к государственной тайне.

2.6. В личное дело не включаются документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения (справки с места жительства, о жилищных условиях, дубликатные экземпляры и черновики документов).

2.7. Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке.

3. Порядок составления внутренней описи документов,

имеющихся в личном деле

3.1. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.

3.2. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

3.3. При подготовке личных дел к передаче на хранение, к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

3.4. Внутренняя опись подписывается ее составителем, с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления последней.

3.5. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 1).

4. Порядок заполнения документов в личном деле государственного служащего

4.1. Анкета заполняется служащим собственноручно.

4.2. На все вопросы даются полные ответы, без каких - либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.

4.3. При заполнении анкеты используются следующие документы: паспорт (документ, удостоверяющий личность), трудовая книжка,

военный билет, документ об образовании (диплом, свидетельство, аттестат, удостоверение), документы Высшей Аттестационной Комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат), документы об имеющихся изобретениях, справка из органов государственной налоговой службы о предоставлении сведений об имущественном положении, медицинское заключение о состоянии здоровья, другие документы, если это предусмотрено федеральными законами или законами Республики Тыва.

4.4. Сотрудник кадровой службы государственного органа, ответственный за ведение личных дел, принимая от поступающего на государственную службу анкету, должен проверить полноту её заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявляемыми документами и заверить анкету печатью, подписью и датой.

4.5. При поступлении на государственную службу вновь поступающий пишет "Автобиографию" - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица.

4.6. "Автобиография" составляется служащим собственноручно в произвольной форме, без исправлений и помарок. В "автобиографии" должны быть освещены следующие вопросы: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, национальность, социальное происхождение, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, в качестве кого), участие в выборных органах, сведения о семейном положении и близких родственниках (отца, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях более подробно), дата составления "автобиографии" и подпись работника.

4.7. В личное дело государственного служащего включается копия документа о назначении на должность, заверенная в установленном порядке.

4.8. "Дополнение к анкете" включает в себя: фамилию, имя, отчество государственного служащего и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.

4.9. В первом разделе фиксируются сведения о прохождении службы (например, о перемещениях по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с неё) со ссылкой на постановления, распоряжения, приказы руководителей государственных органов Республики Тыва.

4.10. Во втором разделе помещаются данные, отражающие:

- подготовку, переподготовку и повышение квалификации;

- награждение орденами и медалями Российской Федерации, Республики Тыва и присвоение почетных званий;

- образование и присвоение ученой степени, ученого звания;

- пребывание за границей;

- данные о наложении и снятии взысканий;

- изменения в остальных учетных признаках работника (места жительства, семейного положения и др.).

4.11. Все вносимые изменения должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГСа, паспортных столов и другими.

4.12. Обязательным реквизитом "Дополнения к анкете" являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Отметки помещаются на оборотной стороне листка после всех других сведений и состоят из надписи: "Личное дело проверено", даты и подписи.

4.13. Документы личного дела помещаются в папку установленного образца, на которой заранее проставляется присвоенный ей порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в журнале учета личных дел государственных служащих.

4.14. После увольнения государственного служащего его личное дело извлекается из данной папки, оформляется для передачи в установленном порядке (при перемещении служащего) или сдаётся на хранение в архив. В освободившуюся папку под тем же номером помещается личное дело нового государственного служащего.

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование.

5.1. Личные дела государственных служащих могут выдаваться во временное пользование лишь определённым должностным лицам.

5.2. Круг должностных лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется непосредственно руководителем государственного органа.

5.3. Высылка личных дел по соответствующим запросам в другие организации допускается с особого разрешения начальника кадровой службы государственного органа.

5.4. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые, разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

5.5. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию начальника кадровой службы государственного органа, лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой деятельности, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

5.6. Личные дела не выдаются на руки государственным служащим, на которых они заведены.

5.7. Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, приобщение к личному делу своих объяснений.

Государственный служащий обязан информировать кадровые службы об изменениях в своих анкетных данных.

5.8. Для контроля за своевременным возвратом - личных дел, выданных или высланных |во временное пользование, используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело (приложение N 2).

6. Порядок хранения личных дел государственных служащих.

6.1. Личные дела государственных служащих хранятся в кадровых службах соответствующих государственных органов как документы строгой отчетности отдельно от трудовых книжек.

6.2. Ежегодно в кадровых службах соответствующего государственного органа проводится проверка наличия и состояния личных дел.

6.3. Факт проведения проверки фиксируется в "Дополнении к анкете".

6.4. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт.

6.5. Результаты проверки в обязательном порядке доводятся до руководителя государственного органа.

6.6. Личные дела уволенных государственных служащих оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в соответствующем архиве по алфавиту фамилий работавших.

6.7. Для хранения личных дел государственных служащих используются сейфы или конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Приложение N 1
к Положению о порядке ведения
личных дел государственных
служащих государственной
службы Республики Тыва