Распоряжением
Губернатора Тюменской области
от 29 июля 1997 г. N 440-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ
(ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ) В АДМИНИСТРАЦИИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Администрации Тюменской области в процессе осуществления ею своих функций по обеспечению деятельности Губернатора области.
Инструкция определяет основные правила подготовки оформления и прохождения документов несекретного характера.
Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, распорядительными документами Губернатора области, Положением об аппарате Губернатора области, а также положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
1.2. Инструкция ориентирована на использование во всех подразделениях Администрации области.
1.3. Организацию и совершенствование системы делопроизводства на основе применения современной вычислительной, копировально - множительной, машинописной техники, методическое руководство службами делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях Администрации осуществляет Управление делопроизводства и информатизации Администрации области.
1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение настоящей Инструкции, правил и порядка работы с документами в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
1.5. Ведение делопроизводства в подразделениях Администрации осуществляется лицами, назначенными руководителями соответственных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, обязанности которых должны быть отражены в должностных инструкциях.
1.6. При работе с документами, поступившими в Администрацию, не допускается:
- утеря документов;
- внесение в них исправлений;
- повторная регистрация;
- работа с ними вне служебных помещений;
- разглашение содержащихся в них сведений конфиденциального характера;
- передача работникам сторонних организаций.
1.7. Работники Администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции.
При утрате документов руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника Управления делопроизводства и информатизации.
1.8. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен передать числящиеся за ним документы своему "правопреемнику", с обязательной пометкой о передаче в регистрационно-контрольных карточках, или при отсутствии такового лица в службу делопроизводства подразделения.
1.9. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в обязательном порядке.
1.10. В подразделениях Администрации могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы делопроизводства.
2. Прием, регистрация и направление поступающих документов
2.1. Документы, поступающие в адрес Администрации области, принимаются, учитываются и регистрируются (в централизованном порядке) канцелярией Управления делопроизводства и информатизации.
2.2. Подразделения Администрации, департаменты и комитеты регистрируют адресованные им документы самостоятельно службами делопроизводства.
2.3. Телефонограммы в адрес Губернатора области, его заместителей принимаются работниками их приемных. в адрес руководителей подразделений - работниками этих подразделений.