Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Тюменской области независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Должностные лица органов государственной власти Тюменской области, местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий несут в установленном федеральным и областным законодательством порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Тюменской области в соответствующие архивные органы и учреждения Тюменской области. (в ред. Закона Тюменской области от 16.03.2001 г. N 309).
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Тюменской области представляют сведения с своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам архивных органов и учреждений Тюменской области.
При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Тюменской области собственники информируют соответствующие государственные архивы о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.