Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Тюменской области, обязаны обеспечить их сохранность.
На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и учреждениями в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти и прокуратуры Тюменской области, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, учреждения, организации, предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Тюменской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивных органов и учреждений Тюменской области, разрабатывают и утверждают по согласованию с Управлением по делам архивов Администрации Тюменской области нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Тюменской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения Управлением по делам архивов Администрации Тюменской области описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.
Собственники негосударственной части Архивного фонда Тюменской области не могут уничтожить эти документы без согласования с Управлением по делам архивов Администрации Тюменской области.
При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Тюменской области, местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, а также в случае изменения форм собственности этих учреждений, организаций и предприятий, образовавшиеся в их деятельности архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам при сохранении федеральной, государственной собственности Тюменской области, муниципальной собственности на указанные документы с передачей в установленные сроки на государственное хранение. При отсутствии правопреемника документы передаются в соответствующие архивные учреждения Тюменской области.
В целях сохранности документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в составе комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений Тюменской области.