1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации Тюменской области, определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с грифом "Для служебного пользования" во всех структурных подразделениях.
Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом Тюменской области, Регламентом Администрации Тюменской области, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела, Основными правилами работы ведомственных архивов, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников структурных подразделений Администрации области. Они несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Вновь принятые работники в течение первой недели должны быть ознакомлены с Инструкцией по делопроизводству под расписку.
1.5. В самостоятельных структурных подразделениях (департаментах, комитетах, управлениях) могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции положения, методические рекомендации, альбомы унифицированных форм. Вновь разработанные документы согласовываются с ЭПМК Управления по делам архивов.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации области возлагается на их руководителей.
1.7. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации осуществляется работниками, назначаемыми руководителем подразделения, о чем информируется начальник общего отдела Аппарата Губернатора области. Обязанности и права таких работников определяются должностными инструкциями.
1.8. Руководители структурных подразделений Администрации области, в случае увольнения сотрудника или перехода на другую работу, ухода в отпуск, обеспечивают полную передачу всех числящихся за ним по номенклатуре дел и неисполненных документов работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого временно возложено исполнение его обязанностей.
1.9. Методическое руководство вопросами организации делопроизводства в Администрации области осуществляют общий отдел, канцелярия Аппарата Губернатора области и Управление по делам архивов.
2. Работа с поступающей корреспонденцией в канцелярии
Аппарата Губернатора области
Прием, первичная обработка, распределение
и регистрация поступающей корреспонденции
2.1. В канцелярию Аппарата Губернатора области документы поступают через почтовое отделение, факсом, телетайпом, а также доставляются нарочным и фельдъегерской службой.
Документы, доставленные через фельдъегерскую службу, принимаются специалистом канцелярии под расписку в реестре.
2.2. При приеме документов от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, и, при необходимости, печать канцелярии Аппарата Губернатора области.
2.3. Документы, адресованные комиссиям, советам при Губернаторе, Вице - Губернаторе, заместителях Губернатора области, руководителе Аппарата, направляются в соответствующие комиссии, советы (их рабочие аппараты) для регистрации и дальнейшей работы.
2.4. Документы, адресованные структурным подразделениям Администрации, направляются непосредственно руководителям соответствующих структурных подразделений, где они регистрируются.
2.5. Ответственным является исполнитель, за которым закреплен "свод". В случае отсутствия таких указаний должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем.
2.6. В канцелярии конверты (бандероли) вскрываются. При обнаружении повреждения или отсутствия документов, приложений к ним составляется акт (приложение N 1) в 2-х экземплярах: первый остается в канцелярии Аппарата Губернатора области и приобщается к поступившему материалу, второй направляется отправителю документа. На документе, поступившем без указанных приложений, ниже штампа регистрации канцелярия делает пометку "без приложений".
2.7. Конверты, поступившие с пометкой "Лично", передаются адресату нераспечатанными.
2.8. Поступившие в адрес Администрации документы на иностранном языке регистрируются в канцелярии Аппарата Губернатора области и направляются для перевода в Управление делами, которое в 3-дневный срок делает перевод и возвращает документ в канцелярию.
2.9. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
2.10. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда документ поступил из судебных органов или когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения.
Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 2).
2.11. Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
2.12. При регистрации документа в правой части нижнего поля первого листа или на любом свободном месте проставляется регистрационный штамп установленного образца, который содержит: наименование структурного подразделения Администрации, регистрационный номер (входящий), дату, при необходимости (при поступлении документов после 17.00 или с пометкой "срочно") указывается время поступления документа.