ГУБЕРНАТОР ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 04 апреля 2002 года N 210-р
Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации области
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании распоряжения Администрации Тюменской области от 22.03.2004 N 5-рк.
____________________________________________________________________
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Тюменской области. (Прилагается.)
2. Распоряжение Губернатора области от 29.07.1997 N 440-р "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации области" считать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на Векшину О.П., руководителя Аппарата Губернатора области.
Губернатор области
С.С.СОБЯНИН
Утверждена
Распоряжением
Губернатора Тюменской области
от 4 апреля 2002 г. N 210-р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Администрации Тюменской области, определяет основные правила подготовки и прохождения документов несекретного характера и документов с грифом "Для служебного пользования" во всех структурных подразделениях.
Правила работы с секретными документами регламентируются специальной инструкцией.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Уставом Тюменской области, Регламентом Администрации Тюменской области, требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, государственными стандартами в области делопроизводства и архивного дела, Основными правилами работы ведомственных архивов, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников структурных подразделений Администрации области. Они несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.
1.4. Вновь принятые работники в течение первой недели должны быть ознакомлены с Инструкцией по делопроизводству под расписку.
1.5. В самостоятельных структурных подразделениях (департаментах, комитетах, управлениях) могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции положения, методические рекомендации, альбомы унифицированных форм. Вновь разработанные документы согласовываются с ЭПМК Управления по делам архивов.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации области возлагается на их руководителей.
1.7. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации осуществляется работниками, назначаемыми руководителем подразделения, о чем информируется начальник общего отдела Аппарата Губернатора области. Обязанности и права таких работников определяются должностными инструкциями.
1.8. Руководители структурных подразделений Администрации области, в случае увольнения сотрудника или перехода на другую работу, ухода в отпуск, обеспечивают полную передачу всех числящихся за ним по номенклатуре дел и неисполненных документов работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого временно возложено исполнение его обязанностей.
1.9. Методическое руководство вопросами организации делопроизводства в Администрации области осуществляют общий отдел, канцелярия Аппарата Губернатора области и Управление по делам архивов.
2. Работа с поступающей корреспонденцией в канцелярии
Аппарата Губернатора области
Прием, первичная обработка, распределение
и регистрация поступающей корреспонденции
2.1. В канцелярию Аппарата Губернатора области документы поступают через почтовое отделение, факсом, телетайпом, а также доставляются нарочным и фельдъегерской службой.
Документы, доставленные через фельдъегерскую службу, принимаются специалистом канцелярии под расписку в реестре.
2.2. При приеме документов от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ, и, при необходимости, печать канцелярии Аппарата Губернатора области.
2.3. Документы, адресованные комиссиям, советам при Губернаторе, Вице - Губернаторе, заместителях Губернатора области, руководителе Аппарата, направляются в соответствующие комиссии, советы (их рабочие аппараты) для регистрации и дальнейшей работы.
2.4. Документы, адресованные структурным подразделениям Администрации, направляются непосредственно руководителям соответствующих структурных подразделений, где они регистрируются.
2.5. Ответственным является исполнитель, за которым закреплен "свод". В случае отсутствия таких указаний должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем.
2.6. В канцелярии конверты (бандероли) вскрываются. При обнаружении повреждения или отсутствия документов, приложений к ним составляется акт (приложение N 1) в 2-х экземплярах: первый остается в канцелярии Аппарата Губернатора области и приобщается к поступившему материалу, второй направляется отправителю документа. На документе, поступившем без указанных приложений, ниже штампа регистрации канцелярия делает пометку "без приложений".
2.7. Конверты, поступившие с пометкой "Лично", передаются адресату нераспечатанными.
2.8. Поступившие в адрес Администрации документы на иностранном языке регистрируются в канцелярии Аппарата Губернатора области и направляются для перевода в Управление делами, которое в 3-дневный срок делает перевод и возвращает документ в канцелярию.
2.9. В процессе первичной обработки поступающей корреспонденции проверяются правильность доставки и целостность упаковки документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
2.10. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда документ поступил из судебных органов или когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения.
Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 2).
2.11. Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями.
2.12. При регистрации документа в правой части нижнего поля первого листа или на любом свободном месте проставляется регистрационный штамп установленного образца, который содержит: наименование структурного подразделения Администрации, регистрационный номер (входящий), дату, при необходимости (при поступлении документов после 17.00 или с пометкой "срочно") указывается время поступления документа.
Приложения к документу отдельно не регистрируются.
При получении ответа на исходящие инициативные письма документу присваивается тот же регистрационный номер, который был присвоен исходящему письму. Проставляется дата его поступления.
2.13. Регистрация поступивших документов производится в канцелярии с вводом информации о них в компьютер и распечаткой карточек учета входящих документов (приложение N 3).
Зарегистрированные документы направляются на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей между Губернатором, его заместителями, руководителем Аппарата Губернатора и управляющим делами Губернатора.
2.14. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются работниками канцелярии Аппарата Губернатора области по назначению в день их поступления.
Документ, поступивший с пометкой "Срочно" или "Весьма срочно", после регистрации вручается незамедлительно.
Ошибочно поступившая в структурное подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в канцелярию.
2.15. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции в структурных подразделениях осуществляются аналогично.
Регистрация внутренних документов
2.16. Поручения Губернатора, Вице - Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя Аппарата Губернатора, управляющего делами Губернатора области регистрируются их помощниками (консультантами) в журналах регистрации.
2.17. Документы, поступающие от заместителей Губернатора на имя Губернатора, Вице - Губернатора, руководителя Аппарата Губернатора, управляющего делами Губернатора, и переписка между заместителями Губернатора (внутренняя переписка) регистрируются помощниками (консультантами) заместителей Губернатора и передаются ими адресату через канцелярию.
Переписка заместителей Губернатора со структурными подразделениями регистрируется в канцелярии Аппарата Губернатора области.
2.18. Приказы руководителя Аппарата регистрируются в отделе государственной, муниципальной службы и кадровой политики.
Документы, поступившие из структурных подразделений в адрес руководства Администрации области, регистрируются в канцелярии Аппарата Губернатора области.
Направление документов
2.19. Документы, адресованные Губернатору области, Вице - Губернатору, заместителям Губернатора, руководителю Аппарата Губернатора, передаются со вторым экземпляром карточки учета входящих документов их помощникам, консультантам специалистами канцелярии. После рассмотрения руководством документы с резолюцией возвращаются в канцелярию, где в компьютер вносится дата рассмотрения, текст резолюции, затем передаются исполнителям.
2.20. Ответственный исполнитель - за кем закреплен "свод", (если нет таких указаний), то должностное лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем. Передача документов, предназначенных для исполнения согласно резолюции нескольким лицам, осуществляется путем направления им копий документа.
Оригинал документа, в случае если ответ будет дан за подписью Губернатора, Вице - Губернатора, первых заместителей, заместителей Губернатора, руководителя Аппарата Губернатора, после исполнения возвращается в канцелярию Аппарата Губернатора области. В случаях, когда ответ дается за подписью руководителя структурного подразделения, оригинал остается в данном структурном подразделении.
2.21. Документы, стоящие на контроле в канцелярии Аппарата Губернатора области (штамп "Контроль" проставляется помощниками или консультантами), тиражируются помощниками по количеству исполнителей и направляются ими для исполнения в копиях, а оригинал остается в канцелярии для дальнейшего формирования дела.
2.22. Помощники и консультанты Губернатора, Вице - Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя Аппарата, управляющего делами не реже двух раз в день, а службы ДОУ (документационного обеспечения управления) структурных подразделений один раз в день получают почту в канцелярии Аппарата Губернатора области и обеспечивают ее учет и контроль исполнения.
2.23. Информация в адрес Губернатора области, Вице - Губернатора, первых заместителей Губернатора и заместителей Губернатора, руководителя Аппарата, переданная по факсу, принимается секретарями приемных и регистрируется в канцелярии Аппарата Губернатора области.
3. Правила оформления документов
Бланки документов
3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации области необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
документы в Администрации области оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в определенном порядке (приложения N N 4, 5, 6).
3.2. Исходящие документы (переписка) Администрации области должны быть оформлены на гербовых бланках письма структурного подразделения или должностного лица.
3.3. В соответствии с постановлением Губернатора области от 23.04.2001 N 151 "О переходе структурных подразделений Администрации области на бланки с изображением герба Тюменской области" в Администрации используются следующие разновидности гербовых бланков (далее по тексту - гербовые бланки):
постановления, распоряжения Губернатора области (приложения N N 7, 8);
постановления, распоряжения Администрации области (приложения N N 9, 10);
письма Губернатора, Вице - Губернатора, первых заместителей, заместителей Губернатора области, руководителя Аппарата и управляющего делами, Администрации области (приложения N N 11, 12);
поручения Губернатора, Вице - Губернатора, первых заместителей, заместителей Губернатора, руководителя Аппарата (приложение N 13);
резолюции руководства;
приказы, письма структурных подразделений Администрации области (приложения N N 14, 15);
общий бланк Администрации области (приложение N 16).
В случае, когда соавторами документов являются Тюменская областная Дума, профсоюзы, другие организации и Администрация Тюменской области, могут изготавливаться совместные бланки.
3.4. Изготовленные в типографии гербовые бланки руководства (Губернатора, Вице - Губернатора, заместителей Губернатора, руководителя Аппарата, управляющего делами) учитываются, хранятся и выдаются в общем отделе. Гербовые бланки структурных подразделений - в соответствующих службах в журналах учета.
3.5. Гербовые бланки хранятся в запираемых шкафах.
3.6. Для ведения внутренней переписки между структурными подразделениями Администрации, заместителями Губернатора, а также заместителями Губернатора и структурными подразделениями гербовые бланки не применяются. Письма печатаются на компьютере с соблюдением всех установленных требований и содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, справочные данные, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, отметку об исполнителе (приложение N 17).
3.7. Внутренние документы: положение, устав, штатное расписание, должностная инструкция, приказ, протокол, акт, докладная записка, справка, объяснительная записка, заключение - оформляются на общем бланке или на бланке конкретного вида документа или без бланка, если форма бланка конкретного вида документа не установлена настоящей Инструкцией.
3.8. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются заявители, могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
Заголовок к тексту документа
3.9. Заголовок - краткое изложение содержания документа - составляется ко всем документам, кроме телеграмм, извещений и документов с текстом не более семи строк на бланке формата А5. Заголовок к тексту согласовывается в падеже с наименованием вида документа. Заголовок должен быть ясным и кратким, отвечать на вопросы "о чем?", "кому?", "чего?". Например: "Об изменении", "Должностная инструкция главного специалиста", "Об утверждении", "О выполнении" и т.д. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 - 4 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через один интервал размером шрифта N 12, N 13, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Заголовок располагают слева над текстом документа. Заголовок к документам, оформленным на бланке с продольным расположением реквизитов, может выравниваться по центру. Точка в конце заголовка не ставится.
