3.1. Описание последовательности действий при исполнении государственной функции в части работы с письменными обращениями граждан
3.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация обращения.
3.1.1.1. Основанием для начала исполнения государственной функции является поступление обращения гражданина в Представительство.
3.1.1.2. Письменное обращение может поступить в Представительство одним из следующих способов:
- почтовым отправлением;
- посредством факсимильной связи;
- фельдъегерской связью;
- по электронной почте;
- с использованием иных средств связи;
- при личном обращении в Представительство.
3.1.1.3. Первичная обработка и регистрация обращений граждан (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, присвоение регистрационного номера, проверка истории обращения гражданина) осуществляется начальником организационного отдела в течение 2 дней с даты их поступления.
3.1.1.4. На обращениях граждан, в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте, проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
3.1.1.5. Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера в пределах календарного года, дополненного литерой "ж".
3.1.1.6. На каждое обращение заполняется дело, на обложке которого указываются:
- регистрационный номер;
- фамилия, инициалы, домашний адрес заявителя;
- вопрос, по которому обращается заявитель;
- дата поступления обращения;
- кому из руководителей передано на рассмотрение.
3.1.1.7. Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным.
3.1.1.8. Обращение проверяется на повторность. Повторным считается обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок исполнения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.
Если обращение повторное - в правом верхнем углу обложки ставится отметка "повторное" и к нему прилагаются все материалы прежних обращений.
Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, в которых не приводятся новые доводы или обстоятельства и по которому автору даны исчерпывающие ответы.
3.1.1.9. Не подлежат рассмотрению обращения, выдержанные в некорректной форме, бессмысленные по содержанию и анонимные. Такие обращения не рассматриваются, направляются начальником отдела по спецработе и делопроизводству в архив с пометкой "Оставить без рассмотрения". Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержать обоснование принятого решения.
Анонимным признается обращение, в котором не указаны фамилия гражданина, направившего обращение и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Исключение составляют анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, которые незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы.
3.1.1.10. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
3.1.1.11. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям и прошедшие регистрацию в течение 1 рабочего дня направляются руководителю Представительства для подготовки поручений о рассмотрении обращений граждан.
3.1.1.12. Результатом административного действия является регистрация обращения и направление его руководителю Представительства