5.1. Поступившие предложения рассматривает экспертно-проверочная комиссия управления по делам архивов администрации области, которая принимает решение о включении документов в Государственный реестр и, при необходимости, о преставлении предложений в Центральную экспертно-проверочную комиссию Федерального архивного агентства о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Срок рассмотрения предложений - до 3 месяцев. В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности.
5.2. Список уникальных документов, подлежащих включению в Государственный реестр, утверждается распоряжением администрации области.
5.3. Управление по делам архивов администрации Тюменской области включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Государственному реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа.
5.4. После включения документа(ов) в Государственный реестр учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ(ы), или собственнику документа(ов) выдается свидетельство о регистрации документа(ов) в Государственном реестре.
Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью управления по делам архивов администрации Тюменской области, которое осуществляет их учет.
5.5.Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решения методических комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев и других
организаций хранятся постоянно в управлении по делам архивов администрации Тюменской области единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру.
5.6. Вторые экземпляры материалов, указанных в п.5.4., передаются учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которой находится уникальный документ, или собственнику документа.