1. Работа с документами в Администрации области регламентируется Инструкцией по документальному обеспечению (делопроизводству) в Администрации области, утвержденной распоряжением Губернатора области от 29.07.97 N 440-р.
2. Входящая корреспонденция рассматривается и регистрируется в канцелярии Администрации области в день поступления. Документы, поступившие после 17 часов, регистрируются на следующий рабочий день. Документы с пометкой "срочно" регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
3. Помощники Губернатора, Вице - Губернатора, заместителей Губернатора получают в канцелярии почту дважды в день (в 11.00 и 17.00).
4. Корреспонденция рассматривается Губернатором и его заместителями не более чем в трехдневный срок.
5. Помощники Губернатора, Вице - Губернатора, заместителей Губернатора возвращают в канцелярию документы с необходимым количеством копий в соответствии с резолюцией для внесения резолюции в регистрационную карточку и передачи исполнителю.
6. Ответственный исполнитель, указанный в резолюции первым, организует исполнение документа и с учетом предложений соисполнителей, готовит обобщенную информацию.
Не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения ответственному исполнителю представляются все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
7. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет канцелярия. Документы ставятся на контроль в соответствии с резолюцией руководства.
Письма - поручения и запросы вышестоящих органов исполняются к указанному в документе или резолюции сроку, протесты прокуратуры - в течение 10 дней, с пометкой "срочно" - 3 дней. Ответы на обращения депутатов Тюменской областной Думы направляются безотлагательно, а при необходимости в дополнительном изучении - в месячный срок. Срок исполнения документа сторонних организаций, если он не определен в резолюции, устанавливается - 1 месяц.
8. В первый день рабочей недели канцелярия направляет информацию - напоминание о документах, стоящих на контроле, в службы помощников Губернатора и заместителей, структурные подразделения Администрации. В последний рабочий день недели - справку - информацию о неисполненных документах.
9. Решение о снятии документа с контроля или о продлении срока исполнения принимается руководителем, давшим поручение.
10. Подписанные руководством (ответы) в двух экземплярах (с подлинной подписью) передаются в канцелярию для регистрации и отправления адресату.
11. Один экземпляр подлинника ответа с письмом - поручением хранится в канцелярии согласно номенклатуре дел.
12. Начальник Управления документационного обеспечения ежеквартально представляет руководителю Аппарата Губернатора справку о состоянии работы с документами.
13. Документы, поступающие в адрес Администрации области по электронной почте, принимаются и регистрируются в журнале помощником Губернатора области, с грифом "Конфиденциально" передаются Губернатору области (его заместителям), все остальные документы передаются структурному подразделению (должностному лицу), указанному в электронном конверте.
Документ считается исполненным после передачи ответа на поручение или запрос. Обмен информации осуществляется в электронном виде.
Оригиналы исполненных документов хранятся у помощника Губернатора в течение 3 лет, в электронной базе - 1 год.