5.1. Регистрация документов, указанных в пункте 4.2, осуществляется отделом комплектования и ведомственных архивов Управления в день поступления в базе данных "Регистрация документов ЭПК". В день регистрации документы передаются в ЭПК управления для рассмотрения.
По поступившим предложениям в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документов ЭПК Управления рассматривает и принимает решение, оформленное протоколом, о включении документов в Реестр и (или) о представлении предложений в течение 7 календарных дней со дня заседания ЭПК Управления в Центральную экспертно-проверочную комиссию Федерального архивного агентства о включении документов в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Управление уведомляет заявителя в течение 3 календарных дней со дня принятия решения в письменном виде на почтовый адрес, указанный в письменном заявлении, а при направлении заявления через Портал органов государственной власти на электронный адрес либо иной адрес, указанный в заявлении.
В случае отрицательного решения с указанием оснований материалы возвращаются заявителям, указанным в пункте 4.1 настоящего Положения, в течение 7 календарных дней со дня заседания ЭПК Управления.
Перечень оснований для отказа по включению документов в реестр:
- несоответствие документов критериям, обозначенным Регламентом;
- отсутствие листов учета и описания уникальных документов и экспертных заключений на документы;
- заполнены не все пункты листов учета и описания уникального документа.
5.2. Список уникальных документов, подлежащих включению в Реестр, утверждается распоряжением Правительства области.
5.3. Управление в срок до 7 календарных дней со дня принятия распоряжения Правительства Тюменской области "Об утверждении списка уникальных документов, подлежащих включению в реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных "Реестр уникальных документов архивных фондов Тюменской области" и присваивает уникальному документу регистрационный номер по Реестру. Регистрационный номер проставляется на обоих экземплярах листа учета и описания уникального документа.
5.4. После включения документа(ов) в Реестр учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которых находится уникальный документ(ы), или собственнику документа(ов) в срок до 7 календарных дней со дня включения информации об уникальном документе в Реестр выдается свидетельство о регистрации документа(ов) в Реестре.
Свидетельство оформляется в одном экземпляре на гербовом бланке и заверяется гербовой печатью Управления.
5.5. Первые экземпляры листов учета и описания уникального документа, экспертных заключений, решения методических комиссий государственных архивов, соответствующих комиссий музеев и других организаций хранятся постоянно в Управлении единым комплексом в валовой последовательности их номеров по Реестру.
5.6. Вторые экземпляры материалов, указанных в пункте 5.4, в срок до 7 календарных дней со дня включения информации об уникальном документе в Реестр передаются учреждению, организации, в оперативном управлении или пользовании которых находится уникальный документ, или собственнику документа.