80. Административная процедура закрытия дела завершает исполнение государственной функции.
Исполнителями настоящей административной процедуры являются государственные гражданские служащие отдела по работе с обращениями граждан и сектора приема.
81. Основанием для начала исполнения настоящей административной процедуры является поступление в отдел по работе с обращениями граждан подписанного ответа на обращение гражданина с приложением всех документов, определенных настоящим административным регламентом.
82. Исполняя административную процедуру закрытия дела, отдел по работе с обращениями граждан:
получает подписанный ответ на обращение гражданина и его завизированную копию с приложением всех документов, определенных настоящим административным регламентом;
вносит во все учетные формы дату поступления указанных документов и результатов рассмотрения;
анализирует полноту ответа по вопросам, поставленным в обращении гражданина, и осуществляет сверку соблюдения сроков исполнения государственной функции;
формирует индивидуальное дело по рассмотрению обращения гражданина с завизированной должностным лицом копией ответа и сверку наличия в деле полноты вложения в дело всех документов;
передает подписанный подлинник ответа с приложением необходимых документов в сектор приема для отправки автору не позднее рабочего дня, следующего за днем получения подписанного ответа.
83. Почтовое отправление с ответом на обращение гражданина подлежит отправке по указанному в нем адресу сектором приема, как правило, в день поступления из отдела по работе с обращениями граждан, но не позднее следующего рабочего дня.
Документы, приложенные к обращению, возвращаются по просьбе обратившегося гражданина.
84. Административная процедура закрытия дела считается выполненной по факту передачи подписанного ответа на обращение в сектор приема для отправки и формирования дела для организации его оперативного хранения и оценивается по соблюдению сроков и полноты ее реализации.
85. Исполнение государственной функции считается завершенной в день отправки гражданину ответа на письменное обращение. По согласованию с автором обращения ответ на обращение может быть отправлен по почте либо вручен лично гражданину.
86. Исполнение государственной функции оценивается по разрешению поставленных в обращениях вопросов и подготовке ответа заявителям.