23. Основанием для начала исполнения административной процедуры приема, первичной обработки и организации прохождения письменного обращения является поступление письменного обращения гражданина.
Исполнителями настоящей административной процедуры являются работники сектора приема, учета, отправки документов и архива отдела документационного обеспечения аппарата Правительства Рязанской области (далее - сектор приема), а также структурных подразделений аппарата Правительства области, которым вменен в обязанность прием обращений граждан.
24. Днем поступления обращения является дата, отраженная в учетных формах структурных подразделений, осуществляющих прием письменных обращений граждан.
25. Письменное обращение гражданина, направленное по юридическому адресу Правительства области, передается в сектор приема.
В день поступления обращения сектор приема передает обращение в отдел по работе с обращениями граждан под роспись его работника в учетной форме.
26. Письменное обращение, направленное по адресу приемной граждан, переданное в приемную самим гражданином либо его представителем, принимается, учитывается и обрабатывается отделом по работе с обращениями граждан в установленном порядке.
27. Обращение гражданина, поступившее по каналам факсимильной связи, электронной почте или через портал "Интернет-приемная" сайта Правительства области в сети Интернет, подлежит учету в установленном порядке по месту приема и передаче в день поступления под роспись в учетных формах через сектор приема в отдел по работе с обращениями граждан.
28. Не принимается непосредственно от гражданина письменное обращение, не содержащее фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. Если гражданин не имеет постоянного места жительства, ему рекомендуется выбрать адрес "до востребования" в одном из отделений почтовой связи.
29. По просьбе гражданина должностное лицо, осуществляющее прием обращения, выдает расписку с указанием фамилии и инициалов автора обращения, даты приема обращения, количества принятых листов (либо подтверждает факт получения обращения по договоренности в другой форме, предусмотренной нормами делопроизводства) и сообщает телефон для справок (27-27-39).
30. Прием и первичная обработка письменного обращения гражданина предусматривают: проверку правильности его поступления в соответствии с указанным в нем адресом и целостности упаковки; вскрытие конверта; проверку полноты вложений; внесение данных об обращении в учетную форму.
При выполнении этой процедуры разорванные документы подклеиваются, к тексту письма прилагаются поступившие документы и конверт, в учетную форму заносятся фамилия, имя, отчество и почтовый адрес автора обращения, дата поступления, количество поступивших листов.
Конверт с обращением, нестандартный по весу, размеру, форме, в котором прощупывается вложение, не характерное для почтового отправления, а также со странным запахом не вскрывается. О нем сообщается руководителю структурного подразделения.
31. Обращение гражданина с пометкой "лично", а также адресованное конкретному должностному лицу или структурному подразделению после прочтения адресатом в случаях, когда в нем ставятся вопросы, требующие официального ответа, передается через сектор приема в отдел по работе с обращениями граждан.
32. Письма, переданные (врученные) руководителям или должностным лицам при встречах с гражданами, подлежат передаче в отдел по работе с обращениями граждан на следующий за встречей рабочий день.
33. Административная процедура по приему и первичной обработке обращений граждан завершается записью в учетных формах структурных подразделений, получивших обращение, и передачей его под роспись в отдел по работе с обращениями граждан для регистрации.
34. Оценка исполнения настоящей административной процедуры по приему, учету и первичной обработке обращения гражданина на этапе его поступления осуществляется по своевременности представления обращения на регистрацию.
<Пункт 35 в редакции Постановления Правительства Рязанской области от 02.08.2010 г. N 171; нгр:RU62000201000347>
35. Административная процедура организации прохождения письменного обращения в отдельную процедуру не выделяется, является составной частью всех административных процедур и этапов исполнения государственной функции, ориентируется на минимальные сроки прохождения обращения, возможность осуществления их оперативного контроля, организацию движения обращения по маршруту с отметкой в регистрационно-контрольных формах. Последовательность действий по исполнению государственной функции указана в блок-схеме согласно приложению N 1 к настоящему административному регламенту.
Все перемещения (движение по маршруту) письменного обращения гражданина между приемными руководителей, между приемной руководителя и должностными лицами, структурными подразделениями осуществляются только через отдел по работе с обращениями граждан с отметкой в учетных формах.
Описание и оценка исполнения административных действий по организации прохождения обращения гражданина осуществляется при описании соответствующих административных процедур.