2.1. Прием, учет (регистрация), копирование и направление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются в Правительстве централизованно отделом делопроизводства, в исполнительных органах - структурными подразделениями, которым поручен прием и учет (регистрация) несекретной документации (далее - уполномоченные подразделения).
2.2. Учет ведется отдельно от несекретной документации и осуществляется в соответствии с инструкциями по делопроизводству в аппарате и исполнительных органах (к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП").
2.3. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.4. В структурных подразделениях аппарата, исполнительных органов для работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" назначается ответственный государственный гражданский служащий, которым ведется журнал регистрации и учета документов "Для служебного пользования", где фиксируется прохождение данного вида документов внутри подразделения и учитываются все копии, направляемые в подведомственные организации.
2.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
передаются ответственным сотрудником отдела делопроизводства ответственным государственным гражданским служащим структурных подразделений аппарата, советнику Губернатора Ивановской области, советнику заместителя Председателя Правительства Ивановской области, ответственным государственным гражданским служащим исполнительных органов под подпись в журнале отдела делопроизводства;
направляются на исполнение лицам, назначенным руководителями структурных подразделений аппарата, руководителями исполнительных органов для работы с документами с пометкой "Для служебного пользования";
печатаются исполнителем (на обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнитель должен указать количество отпечатанных экземпляров, свои фамилию, инициалы, контактный телефон и дату печатания документа; отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации в отдел делопроизводства или уполномоченное подразделение);
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. Запрещается передавать документы с пометкой "Для служебного пользования" по незащищенным каналам факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения уполномоченного лица, указанного пунктом 1.5 настоящего Положения. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с письменного согласия их руководителей;
хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках, хранилищах).
2.6. Выданные государственным гражданским служащим для работы документы (дела) с пометкой "Для служебного пользования" подлежат возврату в отдел делопроизводства (уполномоченное подразделение) через 1 рабочий день.
2.7. С разрешения заместителя руководителя аппарата, руководителей исполнительных органов отдельные документы (дела) с пометкой "Для служебного пользования" могут находиться у исполнителя в течение 2 рабочих дней при условии соблюдения правил хранения.
2.8. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется лист рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем и руководителем, принявшим решение о рассылке документа, и передается вместе с необходимым количеством копий для рассылки в отдел делопроизводства (уполномоченное подразделение).
2.9. Дополнительная рассылка документов с пометкой "Для служебного пользования" структурным подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию лиц, указанных в пункте 1.5 настоящего Положения, руководителя исполнительного органа по заявкам руководителей структурных подразделений, их готовивших.
2.10. При подписании документа с пометкой "Для служебного пользования" подписывается также и экземпляр, направляемый в дело.
2.11. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурами дел аппарата и исполнительных органов. На обложке дела, в которое помещены документы ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Срок хранения служебной информации ограниченного распространения определяется номенклатурой дел аппарата и исполнительных органов соответственно.
2.12. Правовые акты с пометкой "Для служебного пользования" хранятся постоянно в отделе делопроизводства (уполномоченных подразделениях) и передаются на государственное хранение только в случае снятия пометки "Для служебного пользования".
2.13. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования" с истекшим сроком хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится централизованно отделом делопроизводства (уполномоченным подразделением) по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.14. Ознакомление руководителей структурных подразделений аппарата с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в отделе делопроизводства, осуществляется с разрешения заместителя руководителя аппарата. В исполнительных органах - с разрешения руководителя соответствующего исполнительного органа. При этом указанные документы могут быть выданы во временное пользование на срок не более 2 рабочих дней.
2.15. При смене государственного гражданского служащего, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем, указанным в пункте 1.5 настоящего Положения.
2.16. Проверка наличия документов, дел с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением аппарата, приказом руководителя исполнительного органа, при этом в состав комиссий обязательно включаются государственные гражданские служащие, ответственные за учет и хранение этих материалов. В архивах аппарата и исполнительных органов проверка наличия документов проводится не реже одного раза в 5 лет.