3.1. Описание последовательности действий при рассмотрении письменного обращения.
3.1.1. Рассмотрение письменного обращения включает в себя следующие административные действия:
прием и первичная обработка письменных обращений;
регистрация и направление обращения на рассмотрение;
рассмотрение обращения;
постановка обращения на контроль;
оформление ответа на обращение;
оформление дела по обращению, хранение.
3.1.2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.
3.1.2.1. Основанием для начала административного действия является поступление письменного обращения гражданина в Правительство Ивановской области.
3.1.2.2. Обращение может поступить в Правительство Ивановской области одним из следующих способов:
почтовым отправлением;
посредством факсимильной связи;
фельдъегерской связью;
по электронной почте;
нарочным;
лично.
3.1.2.3. Обращения, направленные по почте, посредством факсимильной и фельдъегерской связей, по электронной почте поступают в канцелярию отдела делопроизводства и контроля аппарата Правительства Ивановской области (далее - канцелярия).
3.1.2.4. Государственный гражданский служащий, ответственный за прием документов:
проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;
прикладывает к письму поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие документы);
в случае отсутствия в конверте письменного обращения составляет справку: "Письма в адрес Правительства Ивановской области нет", подписывает ее и прилагает к поступившим документам;
составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма; указанные акты передаются в отдел по работе с обращениями граждан.
После первичной обработки в канцелярии все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются в отдел по работе с обращениями граждан.
3.1.2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан, а также от нарочных осуществляется государственными гражданскими служащими, замещающими должности в отделе по работе с обращениями граждан. По просьбе обратившегося гражданина на втором экземпляре обращения ему ставится отметка с указанием даты приема обращения и подпись принявшего обращение государственного гражданского служащего.
3.1.3. Регистрация и направление обращения на рассмотрение.