Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Ивановской области, обязаны обеспечивать их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивным отделом администрации Ивановской области и учреждениями его системы в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Органы государственной власти и прокуратуры Ивановской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Ивановской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, нормативно-методическими документами архивного отдела администрации Ивановской области и учреждениями его системы; разрабатывают и утверждают по согласованию с архивным отделом администрации Ивановской области нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Ивановской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения архивным отделом администрации Ивановской области описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Ивановской области не могут уничтожить эти документы без согласования с архивным отделом администрации Ивановской области и учреждениями его системы.