Архивные учреждения системы архивного отдела администрации Ивановской области комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий, действующих на территории Ивановской области, или приобретенными указанными архивными учреждениями, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Ивановской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно - справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Ивановской области. Все работы и расходы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий.
Комплектование государственных музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Ивановской области запрещается.
В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда Ивановской области государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны сообщить архивному отделу администрации Ивановской области или учреждениям его системы об условиях, точном времени и месте предстоящей продажи в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.